Суммированный учет рабочего времени. Делаем все правильно
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Суммированный учет рабочего времени. Делаем все правильно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ). Не все работодатели могут обеспечить еженедельное соблюдение 40-часовой нормы. Например, на одной неделе работник отработал 35 часов, а на другой – 45 часов при норме 40 часов в неделю. Чаще всего подобные трудности возникают при сменной работе, работе с чередованием рабочих и выходных дней по скользящему графику, гибком графике работы и при вахтовом методе. В таких ситуациях чаще всего и применяют суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Он позволяет работодателю соблюсти норму рабочего времени за более длительный учетный период. И подсчитывать сверхурочную работу именно по итогу данного периода.
Если работать пришлось в выходной
В производственных процессах, где невозможна приостановка работы из-за технологических или организационных причин, выходные дни предоставляются в различные дни недели поочередно каждой группе работников. Соответствующие положения закрепляются правилах внутреннего трудового распорядка (ч.3 ст.111 ТК РФ). Так, если по графику предстоит работать в воскресенье, то для работника этот день не будет являться выходным. Соответственно, оплачиваться этот день будет как обычно, без дополнительных доплат.
Пример 1
Продавцу Ложкиной Анне установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период – 1 месяц. По графику 3 марта 2019 года (воскресенье) у Ложкиной рабочая смена. Она ее отработала с 08.00 до 20.00 часов. 5 марта (вторник) и 6 марта (среда) выходные дни. Значит, 3 и 4 марта оплачиваются в обычном порядке, без доплат за работу в выходной день, а 5 и 6 марта оплате не подлежат.
Работодатель может привлечь работника к работе в его выходной день по графику. В таком случае этот день является для работника выходным и оплачивается в двойном размере (ст.153 ТК РФ). Или, если работник согласен, то взамен потраченного выходного дня ему можно предоставить другой день отдыха, а день работы оплатить в одинарном размере.
Как оплачивается сверхурочная работа, в том числе при суммированном учёте рабочего времени?
Первые два часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном, а все последующие — не менее чем в двойном размере (ч. 1 ст. 152 ТК РФ). Конкретные размеры оплаты могут устанавливаться:
— локальным нормативным актом;
— коллективным или трудовым договором.
Обратите внимание, что работа сверх нормы рабочего времени в выходные и нерабочие праздничные дни, оплаченная (компенсированная предоставлением другого дня отдыха) в соответствии со ст. 153 ТК РФ, при определении продолжительности сверхурочной работы для оплаты в порядке, установленном ч. 1 ст. 152 ТК РФ, не учитывается. Это предусмотрено ч. 3 ст. 152 ТК РФ.
Ранее мы рассказывали об оплате сверхурочной работы в ночное время.
Особый вид учета рабочего времени — суммированный
В 2022 году под данным понятием принято понимать специализированный трудовой режим, базирующийся на установлении «скользящего» и сменного графиков. Главная причина, заставляющая предпринимателей составлять и вводить подобные нормативы, заключается в невозможности планирования функциональных недель, содержащих твердое количество трудочасов:
- 24 ч. — люди, не достигшие совершеннолетия;
- 35 — обладатели статуса инвалида;
- 36 — преподаватели и персонал особо опасных фабрик;
- 39 — для сотрудников медицинского сектора;
- 40 — классическая продолжительность.
Проще говоря, работодатель, задействующий график сменности при суммированным учетном периоде рабочего времени, по Трудовому кодексу обязан проводить расчеты, в рамках которых недоработка в одном месяце компенсируется переработкой в другом.
Причем суммарный результат всегда обязан сопутствовать шаблонам, представленным в ТК. Нарушение законодательства — это недопустимый факт, который, однако, многие предприниматели оспаривают. Результатом такого несогласия может стать комплекс проблем, исходящих от Государственной инспекции труда и прочих государственных надзорных учреждений. Отделения таких ведомств находятся на территории практически всех крупных городов Российской Федерации, и функционируют они, кстати, достаточно исправно.
Оплата и сверхурочные
Отработка часов сверх режима — это понятие, которое достаточно плотно вписывается в современное законодательство Российской Федерации (по крайней мере, в рамках ТК). Нетрудно догадаться, что составителям СУРВ-методик не всегда удается учесть все аспекты производственного процесса, вследствие чего определенным мастерам приходится дорабатывать дополнительное время. Однако всевозможные инспекционные службы с пониманием относятся к представленным ситуациям, конечно, если они не выходят за рамки адекватного восприятия вещей. Например, по закону, каждый участник команды не обязан перерабатывать более 120 ч в пересчете на один год. Это положение закреплено в ст. 99 ТК РФ.
Обратите внимание: компаниям, регулярно сталкивающимися с отработкой сверх установленного режима, нужно пересмотреть собственную кадровую политику. Подобное положение дел, как правило, говорит о том, что фирме недостаточно опытных или менее квалифицированных мастеров.
Возможности «1С: Зарплаты и управления персоналом 8» (ред. 3.0) по суммированному учету
В программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 признак суммированного учета рабочего времени можно указать в графике работы сотрудника.
Для работающих по графику суммированного учета рабочего времени ведется учет переработок. Также надо отметить, что при вводе документа Табель для сотрудников, работающих по графику суммированного учета времени, количество часов, за которые будет сохраняться средний заработок, определяется по табелю, а не из графика работника.
Автоматический расчет среднего заработка для работающих по графику суммированного учета производится в следующих документах:
- Командировка;
- Оплата дней ухода за детьми инвалидами;
- Отсутствие с сохранением оплаты;
- Простой;
- Увольнение;
- Увольнение списком.
КОГДА ВВОДИТСЯ СУММИРОВАННЫЙ УЧЕТ
Единственный случай, когда суммированный учет обязательно должен быть введен, предусмотрен статьей 300 ТК РФ. Это вахтовый метод работы. Согласно статье 297 ТК РФ вахтовый метод — это особая форма осуществления трудового процесса вне места постоянного проживания работников, когда не может быть обеспечено ежедневное их возвращение домой.
Кроме того, можно порекомендовать ввести суммированный учет для тех сотрудников, которые работают в режиме гибкого рабочего времени или в условиях сменной работы.
Как следует из статьи 102 ТК РФ, режим гибкого рабочего времени предполагает, что начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня определяются по соглашению сторон. При этом фирма должна обеспечить отработку сотрудником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов. Это может быть рабочий день, неделя, месяц и т. д.
Под сменной работой в соответствии со статьей 103 ТК РФ понимается работа в две, три или четыре смены. Такой режим вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг.
Режим сменной работы на практике используют промышленные предприятия, предприятия и организации жилищно-коммунального хозяйства, торговые организации, предприятия общественного питания. Очевидно, что вводить суммированный учет в условиях сменной работы нужно только в том случае, если продолжительность смены отклоняется от нормальной.
Учет рабочего времени
Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Существуют следующие виды учета:
- поденный, когда ежедневная продолжительность рабочего времени одинакова:
- недельный, когда должна быть соблюдена еженедельная продолжительность рабочего времени, а время ежедневной работы или смены регулируется графиком;
- суммированный, когда по условиям производства (работы) у индивидуального предпринимателя, в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени.
Введение суммированного учета рабочего времени допускается при условии, что продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и др.) не превышала нормального числа рабочих часов. Учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени лиц, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, – три месяца.
Напомним, что нормальная продолжительность рабочего времени в неделю не может превышать 40 часов. Для некоторых категорий работников может быть установлена и другая продолжительность – 39 часов (для медицинских работников), 36 (для работающих во вредных условиях, педагогов и др.), 35 (для работников в возрасте от 16 до 18 лет, инвалидов), 24 (для работников в возрасте до 16 лет) и т. д.
Особенности суммированного учета
В зависимости от специфики производства работодатель использует тот или иной вид учета трудового времени.
В современном администрировании практикуется:
- поденный учет;
- понедельный учет;
- суммированный учет.
Наиболее распространен поденный учет. Он отталкивается от традиционных 8 часов ежедневной работы при 40-часовой рабочей неделе. К суммированному учету рабочего времени работодатели прибегают в силу объективных производственных обстоятельств.
В частности, он актуален в случаях, если:
- сотрудник трудится по гибкому индивидуальному графику;
- если выполнение профессиональных задач на производстве связано с организацией вахтового метода;
- если на предприятии вводится многосменный режим;
- если практикуется круглосуточное задействование работников для решения каких-либо задач на производстве.
Не существует ограничений для категории сотрудников, к которым работодатель может применять методику суммированного учета. Она актуальна как для всего персонала, так и для отдельных работников. Согласно статье 104 Трудового кодекса, суммированный учет рабочего времени — это хороший способ проконтролировать выполнение некоторых особенно специфических производственных задач.
Почему корректный учет рабочего времени – это важно для всех?
Учет рабочего времени даже при стандартном 8-часовом рабочем дне в офисе – это трудоемкая задача, особенно там, где работает больше десятка человек. Опоздания, отгулы, отпуска за собственный счет – невозможно просто взять и умножить 8 на количество рабочих дней в месяце для каждого сотрудника. Что уже говорить о сменных и плавающих графиках, к которым применяется система суммированного учета…
Но каждый рабочий час должен быть учтен и оплачен. В этом кровно заинтересован любой работник, ведь он трудится не только и не столько для блага фирмы, сколько для собственного благополучия. Ошибки с заниженными показателями рабочих часов – это снижение лояльности коллектива, а также уменьшение его отдачи, эффективности. И такое можно наблюдать часто.
Но для работодателя вести правильный учет еще важнее. Почему? Из-за штрафов и ответственности, чаще административной, но в особо масштабных случаях и уголовной. Насчитывай сотруднику меньше рабочих часов, чем он отработал – обратится в трудовую инспекцию, прокуратуру и на горячую линию Президента. Позволь ему отработать больше положенного по закону, и трудовая инспекция сама придет – ее сотрудники обладают удивительно тонким нюхом на подобные нарушения…
Учет должен быть, причем точным!
График суммированного учета рабочего времени (СУРВ)
ВАЖНО! Рекомендации по составлению графика суммированного учета рабочего времени от КонсультантПлюс доступны по ссылке
При введении на предприятии системы СУРВ обязательным документом является график работы.
К СВЕДЕНИЮ! Ст. 103 ТК РФ однозначно требует составления графика СУРВ только для режима работы, предусматривающего сменность. Для остальных рабочих режимов такое требование не является законодательно обязательным. Тем не менее, чаще всего работодатели предпочитают составлять такие графики, поскольку обеспечить соответствие рабочего времени законодательным нормам, особенно в длительном учетном периоде, иным способом практически невозможно.
График составляется на основе нормативных документов предприятия:
- колдоговора;
- трудовых индивидуальных договоров или допсоглашений к ним;
- правил внутреннего трудового распорядка;
- иных локальных актов.
ВНИМАНИЕ! График СУРВ может составляться как для всего предприятия в целом, так и для отдельных групп сотрудников или лиц, применяться на постоянной основе или вводиться временно.
Виды учета рабочего времени
В зависимости от специфики работы работодатель может вести поденный, понедельный или суммированный учет рабочего времени.
Поденный учет. Такой учет рабочего времени означает, что ежедневная продолжительность рабочей смены одинакова, например восемь часов при 40-часовой рабочей неделе. Работа сверх этой продолжительности не может компенсироваться недоработкой в другие дни и признается сверхурочной.
Понедельный учет. Применяется в случаях, когда может быть соблюдена только установленная еженедельная продолжительность рабочего времени. То есть в отдельные дни рабочей недели у сотрудника могут быть переработки или недоработки, но по итогам недели должна быть соблюдена недельная норма рабочего времени, например 40 часов.
Понедельный учет применяется при сменном режиме работы или при гибком графике с учетным периодом, равным неделе. При этом главное, чтобы была отработана норма рабочего времени в целом за неделю.
Пример 1. По условиям трудового договора сотруднику, который занят на работах с вредными и опасными работами, установлена 36-часовая рабочая неделя и сменный режим работы. Каждую неделю он трудится по четыре 7,5-часовые смены и одну 6-часовую смену. Распределение смен по дням недели осуществляется на основании графика сменности. Как организовать учет рабочего времени для данного сотрудника?
Образец приказа о введении суммированного учета рабочего времени
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Цвета и краски" ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 94 ¦
¦ о введении суммированного учета рабочего времени ¦
¦ ¦
¦12 ноября 2007 г. ¦
¦ ¦
¦ В соответствии с введением круглосуточной эксплуатации цеха N 3 ¦
¦ ¦
¦ Приказываю: ¦
¦ ¦
¦ 1. Ввести с 1 января 2008 г. рабочим цеха N 3 суммированный учет¦
¦рабочего времени. ¦
¦ 2. Установить учетный период - квартал. ¦
¦ 3. Оплату труда работников, для которых введен суммированный учет¦
¦рабочего времени, производить исходя из фиксированной часовой тарифной¦
¦ставки. ¦
¦ 4. Экономисту по труду А.А. Розовой до 30 ноября 2007 г. произвести¦
¦расчет штатной численности и фиксированной часовой тарифной ставки по¦
¦рабочим специальностям цеха N 3 исходя из ныне действующих окладов и¦
¦среднегодовой (по производственному календарю 2008 г.) ставки рабочего¦
¦часа. ¦
¦ 5. Начальнику цеха N 3 Ф.Ф. Голдштейну до 26 ноября 2007 г.¦
¦разработать графики сменности для сотрудников рабочих специальностей цеха¦
¦N 3. ¦
¦ 6. Начальнику отдела кадров Н.Н. Сильвер до 30 ноября 2007 г.¦
¦ознакомить с графиком работы на январь 2008 г. сотрудников рабочих¦
¦специальностей цеха N 3, внести дополнение в правила внутреннего¦
¦трудового распорядка. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Золотов А.И. Золотов¦
¦ ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Как это выглядит на практике?
Отдел кадров разрабатывает график на будущий год. Затем определяется учетный период. При расчетах, кроме продолжительности рабочего времени, необходимо учитывать и другие требования ТК РФ. Например, недопустим непрерывный отдых на неделе, составляющий менее 42 часов. Запрещена работа в две смены подряд (ст. 103 ТК РФ). Ночные смены должны быть сокращены на час (ст. 96 ТК РФ). Каждому работнику нужен обеденный перерыв, который может длиться от получаса до 2 часов и не включается в рабочее время, согласно ст. 108 ТК РФ.
Учитывается также законный ежегодный отпуск, который в большинстве случаев составляет 28 календарных дней.
После составления графика нужно подсчитать, сколько в нем месяцев с нормативным числом рабочих часов (то есть равным стандартной 40-часовой неделе). Это количество месяцев и определяют как учетный период.
Возьмем для наглядности пример. Продавцы в книжном магазине работают по графику: 2 недели ежедневной работы по 10 часов, затем 2 недели отдыха. Кадровик разрабатывает графики на предстоящий год. После их составления становится понятно, что в январе продолжительность рабочего времени больше нормы, а в феврале и марте — меньше. Например, продавец Соколова в январе должна отработать 140 часов против 120 положенных, а в феврале и марте — меньше 120 положенных. Без суммированного учета 20 январских часов сверх лимита придется оформлять как сверхурочный труд. Но при суммированном учете нормы нарушены не будут, если за учетный период принять квартал. Именно так и поступает работник отдела кадров.
Даже если по итогам графика все равно «вылезает» переработка, решить эту задачу при суммированном учете гораздо проще. Можно искусственно уменьшить продолжительность смены и тем самым «подогнать» ее под норматив.