09.02.2023

Оформление рко при выдаче отпускных

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление рко при выдаче отпускных». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Документальное оформление кассовых операций

2. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

3. Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?

4. Расходный кассовый ордер: правила заполнения в 2019 году

5. Когда можно обойтись без ведомости, а когда — нельзя

6. Расходный кассовый ордер: для чего он нужен и как правильно его заполнить

7. Расходный кассовый ордер на выдачу отпускных

8. Кассовые ордера: общие сведения

9. Платежная ведомость: бланк и порядок его заполнения

10. Как оформить рко при выдаче зарплаты наличными

11. РКО под отчет. Образец

12. Заполнение расходного кассового ордера при выплате заработной платы

13. Что такое расходный кассовый ордер (форма КО-2)?

В бухгалтерском учете операции по кассе отражаются при помощи бухсчета 50. Кассовыми операциями считаются все действия, производимые с наличностью и денежными документами в компании и у любого предпринимателя.

Расходный кассовый ордер может оформить:

главный бухгалтер,
бухгалтер или сотрудник (например, кассир), которого назначил руководитель,
директор (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

РКО составляется всегда в день выдачи денег.

Оформление РКО начните с заполнения:

полного названия компании с указанием организационно-правовой формы,
кода ОКПО,
номера бланка в соответствии с внутренним документооборотом,
даты заполнения,
кода структурного подразделения, которое выдает деньги. Если его нет — ставьте прочерк,
номера субсчета, по которому учитываются наличные,
кода аналитического учета (если требуется),
кредита (т.е. номера счета, который отражает выдачу денежных средств),
суммы в рублях (цифрами).

Далее порядок заполнения РКО такой:

нужно вписать полные ФИО того, кому выдаете деньги,
отметить основание для выдачи, например: зарплата, материальная помощь, расходы на командировку и т.д.,
указать сумму прописью,
вписать наименование, дату и номер прилагаемого документа, на основании которого выдаете деньги. Это может быть платежная ведомость, квитанция, приказ, договор и т.д.

Документальное оформление кассовых операций

При поступлении наличности используются кассовые ордера, заполняемые по ф. 0310001; при расходе — расходные ордера по ф. 0310002. При этом ИП могут не оформлять кассовые документы (ордера) и регистры (кассовую книгу), как упомянуто в пп. 4.1, 4.6 Указания.

Оформление кассовых документов возлагается на главбуха, а также на бухгалтера, кассира, иное лицо (должностное или физлицо, которому доверено ведение бухучета), в обязанности которого входит ведение кассовых операций. Руководитель оформляет кассовые документы в том случае, если нет в штате (на рабочем месте) главбуха, кассира или другого уполномоченного на ведение кассовых операций лица (п. 4.2 Указания).

Документы по кассе подписывают главбух или уполномоченный бухгалтер и кассир, при их отсутствии — руководитель предприятия. У кассира должна быть своя печать с реквизитами, подтверждающими проведение операций по кассе, и образцы подписей уполномоченных на подписание кассовых документов должностных лиц.

Если в штате имеется старший кассир, то факт передачи/принятия им денег кассиру/от кассира отражается в книге учета денежных средств по ф. 0310005. Каждая запись по движению средств между старшим кассиром и кассирами подтверждается их подписями.

Под кассу отводится специальное место (помещение), в котором бы можно было обеспечить сохранность как денежных средств, так и кассовых документов.

В обязанности кассира входит не только подсчет поступающей в кассу наличности, но и проверка кассового документа на соответствие образцу, наличие достоверных подписей и точность указанной суммы. Кроме того, проверяется наличие перечисленной в ордере подтверждающей документации. Наличные принимаются путем пересчета, при этом лицо, вносящее денежные средства в кассу, должно наблюдать процесс подсчета.

Учет поступающей в кассу наличности ведется в кассовой книге, оформляемой по ф. 0310004. При этом каждая запись в данном регистре делается кассиром на основании каждого кассового ордера (ф. 0310001 и 0310002). Кассир должен вывести остаток в кассе денежных средств на конец каждого рабочего дня — итоговая запись делается в ф. 0310004 и заверяется его подписью. Если на протяжении дня операций по кассе не было, то и записи в книгу не делаются.

В конце своего рабочего дня кассир должен сверить все записи, сделанные в ф. 0310004, с имеющимися кассовыми документами, вывести остаток и проставить свою подпись. Также сверку должен провести и проставить свою подпись в книге главбух или ответственный бухгалтер.

Кассовые документы и регистры могут быть оформлены в бумажной или в электронной форме. При этом на бумажном носителе документы могут быть составлены при помощи машинописи или же заполнены от руки. Подписи на бумажных документах должны проставляться собственноручно.

В кассовые документы нельзя вносить исправления. В регистрах исправления допустимы, но необходимо, чтобы была проставлена дата исправления, а также инициалы и подпись сотрудника, вносящего исправления.

Для оформления кассовых документов и регистров в электронном формате используются специальные технические средства для обеспечения защиты записей от несанкционированных исправлений и искажений информации, а также для идентификации ответственного лица. После проставления на таких документах цифровой подписи их исправление уже недопустимо.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Значимость и важность наличия данного документа в полной мере смогли оценить участники спора, рассматриваемого судьями ФАС ЦО (Постановление от 09.10.2007 N А09-8896/06-4). Судьи указали, что произведение оплаты, подтверждаемое приходными кассовыми ордерами, не может быть признано обоснованным. Поскольку имеющиеся в деле приходные кассовые ордера о получении истцом от ответчика денежных средств носят односторонний характер, а потому не подтверждают факт перечисления должником указанной в нем суммы. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, являющийся первичной учетной документацией в соответствии с Постановлением N 88, представлен не был.

Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?

При составлении расходных кассовых документов необходимо обеспечить беспрерывную нумерацию.

В настоящее момент позволяется заполнять строку «Получил» (прописью фиксируется сумма денежных средств) при помощи компьютера.

Также действующее законодательство не запрещает собственноручный метод написания данной графы.

Кассовую документацию, в том числе и расходный ордер, нельзя исправлять. Данное требование действует в соответствии с указаниями Банка России №3210-У п. 4.7.

Если все же обнаружена неточность в заполнении строк бланка, то единственным возможным вариантом исправления ошибки является оформление нового документа с измененными сведениями.

Если при проверке налоговые инспекторы обнаружат исправления в кассовом ордере, то его могут признать недействительным, отсутствующим. Данное обстоятельство может привести к обвинению организации в хранении неучтенных денежных средств.

К примеру, за превышение установленного лимита в кассе. За данное правонарушение предусматривается наказание в виде штрафа до 50 тыс. рублей (15.1 КоАП РФ). Методы расчета кассового лимита.

Составив новый РКО, вместо неправильного,предыдущий документ необходимо перечеркнуть и приложить к кассовой книге.

В журнале регистрации ордеров указывается информация об аннулировании неверных номеров бланков. Данная запись осуществляется в примечаниях.

» Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации. Для расходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г.

N 88

«Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»

Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях: когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»; при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях

На основании ордера оформляют проведение кассовых операций.

Непосредственно по этому документу из кассы должны выдаваться средства. Когда наличные деньги выдаются на выплату средств сотрудникам предприятия (зарплаты, отпускных, пособий, пенсий), следует это делать на основании ведомости, подписанной руководителем.

Возможны и другие случаи расходов – выплаты дивидендов, оплата поставщику, выдача ссуды работнику и прочее.

Расходный ордер относится к первичным документам. На основании ордера оформляют проведение кассовых операций. Непосредственно по этому документу из кассы должны выдаваться средства
.

Наличные средства выдаются из кассы на расходы, которые идут на осуществление видов деятельности, заявленных в Уставе предприятия, или являющихся основными для предпринимателя.

В дальнейшем сотрудник отчитывается за эти средства. В таком случае основанием для выдачи средств и оформления расходного ордера служит заявление сотрудника или приказ по предприятию
, подписанные руководителем.

Когда наличные деньги выдаются на выплату средств сотрудникам предприятия (зарплаты, отпускных, пособий, пенсий), следует это делать на основании ведомости
, подписанной руководителем.

Возможны и другие случаи расходов – выплаты дивидендов, оплата поставщику, выдача ссуды работнику и прочее. Во всех этих случаях оформляется расходный ордер, в котором указывается основание для расхода средств.

Выдача денег людям, не работающим на данном предприятии, происходит по расходным ордерам, которые выписываются на каждое отдельное лицо. Иногда средства могут выдаваться по ведомостям, которые составляются на основании заключённых договоров.

Необходимо распорядительным документом (Приказом) установить лимит остатка денежных средств в кассе, который рассчитывается по формуле в соответствии с Указанием Банка России.

Важно: Субъекты малого предпринимательства и ИП в соответствии с Письмом ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338
могут не устанавливать лимит остатка наличных денег.

Все операции с наличностью оформляются кассовыми документами и отражаются в кассовой книге. Так, операции по приходу, расходу наличных оформляются приходными или расходными кассовыми ордерами (можно составлять один ПКО и один РКО после закрытия смены).

Поступление и выдача наличных денежных средств отражается в кассовой книге (КК), записи в ней делаются по каждому ПКО и РКО. В конце рабочего дня кассир сверяет наличные деньги в кассе с суммой остатка по КК, заверяет записи в ней подписью. При отсутствии в течение дня движения денег по кассе запись в КК не делается.

ПКО, РКО и КК могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде. Исправлять электронно оформленные документы после подписания не допускается. Вносить исправления в бумажные документы можно, указав: дату исправления, подписи лиц, составивших исправляемый документ с фамилий и инициалов. Контроль за ведением КК осуществляет главбух.

Важно: ИП могут не оформлять кассовые документы и не вести КК (п.4.1 Указаний Банка России 3210-У
).

Ведение кассовых операций может осуществляться кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем. Ознакомление с обязанностями и правами осуществляется под роспись. У кассира должна быть печать с реквизитами для подтверждения проведения им операции и образцами подписей лиц, имеющих право подписывать кассовые документы.

Эти правила довольно просты, но без них невозможно успешное ведение отчётности.

Первая строка предназначена для того, чтобы в ней указывать как название организации, ведущей РКО, так и правовую форму её деятельности.
Если компания имеет код ОКПО, то он вписывается в соответствующую графу. Он должен полностью совпадать с данными из Росстата. Если же он отсутствует, то можно ставить прочерк, как и в других случаях, когда строка не заполняется.
При заполнении бумаг не материнской компанией, а её структурным подразделением, наименование последнего вписывается в предназначенную для этого графу.
В поле, предназначено для номера документа, вписывается номер РКО исходя из сквозной нумерации с начала календарного года.
Вписываемая в необходимую строку дата заполнения должна совпадать с днём, когда деньги были собственно выданы из кассы.
В выделенной для этого строке, структурные подразделения вписывают свой код. В противном случае ставится прочерк, как было отмечено выше.
Номер счёта, по дебету которого производится выдача денег, должен быть указан в графе «Корреспондирующий счёт, субсчёт». Для заполнения нужно сверяться с планом счетов бухучёта:

В случае, если происходит зачисление на расчётный счёт в банке – 51;
Если деньги нужны для расчётов с подрядчиками или поставщиками – 60;
Если же они нужны для выплаты зарплаты – 70;
Для расчётов с всевозможными подотчётными лицами – 71;
С работниками, но не по зарплате – 73;
Выплаты доходов учредителям – 75-2.

Для правильного заполнения расходного ордера, сокращённо РКО, требуется сосредоточенность и аккуратность. В первичных документах, посредством которых оформляются кассовые операции, не допускаются исправления и помарки
. Если же вы обнаружите ошибку в уже оформленном документе – выход только один, документ нужно переоформить на основании «Справки бухгалтера», в которой вы должны подробно и по существу изложить суть ошибки и необходимость её исправления.

Порядок заполнения документа следующий:

Цифровой код бланка РКО 0310002 и название формы ордера № КО-2 занесены в таблицу под названием «Коды». Она находится в правом верхнем углу бланка. В этой же таблице необходимо указать код ОКПО предприятия.
В верхней графе пишется полное название фирмы в соответствии с Уставом. Расходные ордера нумеруются по порядку, с первого номера с начала года. В соответствующей графе пишется дата оформления документа.
В разделе «Корреспондирующий счёт, субсчёт» указывается дебетуемый в данной операции счёт, то есть фиксируется бухгалтерская проводка.
В графе «Сумма» проставляется сумма цифрами в рублях и копейках. Потом пишется название предприятия с которым ведутся расчёты или ФИО физического лица, которому выдаются деньги.
В графе «Основание» должны находиться данные о реквизитах документа, который является основанием для выдачи средств из кассы и описание операции.
В разделе «Приложение» при необходимости перечисляются прилагаемые к ордеру документы.
Затем идут подписи администрации — директора и главного бухгалтера.
В графе «Получил» лицо, которому выданы средства должно написать сумму прописью, поставить дату получения и собственную подпись. Получатель должен собственноручно расписаться в РКО за те средства, которые он получил. При получении денег по платёжной или расчётно-платёжной ведомости сумма прописью может не указываться. На следующей строке нужно заполнить все реквизиты документа, который удостоверяет личность субъекта, получающего выплаты из кассы предприятия.
Деньги из кассы могут выдаваться по доверенности. Если такое происходит, то в бланке РКО после наименования непосредственного получателя вносятся данные человека, на которого была выписана доверенность. В разделе «Приложение» указывается номер и дата доверенности, по которой это лицо получило средства. Доверенность обязательно остаётся у кассира, как документ, являющийся приложением к расходному ордеру.
Когда доверенность выдана для получения нескольких выплат или на получение средств у разных фирм, то формируются копии этой доверенности в нужном количестве и заверяются так, как установлено руководителем предприятия. Заверенная копия должна подкалываться к расходным кассовым ордерам, а оригинал доверенности находится у кассира и при последней выплате прилагается к РКО.
В нижней графе расходного ордера обязательно должна быть подпись кассира с расшифровкой.
Графа «Код структурного подразделения» требует заполнения, если на предприятии существует нескольких отделов или подразделений.
Разделы «Код аналитического учёта» и «Код целевого назначения» предназначены для тех предприятий, которые осуществляют свою деятельность за счёт целевых средств.

Выдача расходных ордеров получателям средств запрещается. Выдача средств может производиться только в день оформления РКО. На приложенных к расходным ордерам документах ставится штамп «Оплачено», при этом должна быть указана дата оплаты. Сведения об РКО после составления и до передачи кассиру заносятся в «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов».

Несмотря на все большее распространение безналичных расчетов, в том числе по операциям с сотрудниками, в пра��тике работы предприятия сохраняются ситуации, когда не обойтись без выдачи наличных денег из кассы. Такая важная операция подразумевает заполнение расходного кассового ордера (РКО). Кроме организаций, с РКО в последнее время столкнулись и многие индивидуальные предприниматели, особенно работающие с наличной выручкой.

— при выдаче наличных в подотчет работникам предприятия на хозяйственные нужды и командировочные расходы;

— при выдаче займа работнику наличными;

— выплата заработной платы;

Операции по приёму или выдаче из кассы наличных средств оформляются по кассовым ордерам. Они представляют собой первичные документы. Кассовые ордера подтверждают факт состоявшейся хозяйственной операции. Существует две разновидности: расходные и приходные. При выдаче наличных денег из кассы заполняется РКО (расходный кассовый ордер), при получении, соответственно, приходный.

Ведением кассовых операций занимается руководитель или уполномоченное лицо. Если у ИП числятся несколько кассиров, следует одного из них назначить старшим. Также для индивидуальных предпринимателей допустимо ведение кассовых операций с использованием ПТС (программно-технические средства). Они должны быть оснащены функцией, которая распознаёт машиночитаемые признаки защиты банкнот Банка России (список утверждён Указанием Банка России от 6.10.2008 № 2087-У).

Оформлением кассовых документов занимаются бухгалтером, кассиром или индивидуальным предпринимателем (при отсутствии первых двух). Подписываются руководителем и/или бухгалтером, кассиром. Учёт движения (принятия и выдачи) наличных средств ведётся в кассовой книге. Если ИП согласно законодательству РФ ведёт книгу учёта доходов и/или расходов (и/или иных объектов налогообложения или физических показателей определённого вида деятельности), то допускается не вести кассовую книгу и не заполнять ПКО и РКО.

Но, в случае, когда на прилагаемых к ордеру документах есть подпись руководителя, подпись на РКО необязательна. Электронный вариант должен быть выполнен с использованием технических средств, которые обеспечат защиту от потери, искажения информации или несанкционированного доступа; удостоверяются электронными подписями. В документы, которые были созданы в электронном виде и подписаны, запрещено вносить исправления.

Выдача наличных средств производится только указанному в бланке расходного кассового ордера лицу, после предъявления удостоверяющего личность документа. Необходимо записать название документа номер (серию), когда и кем выдан, и оформить расписку от получателя (пишется собственноручно). При составлении указывать прописью сумму (за исключением копеек, их можно указать цифрами).

Строгое соблюдение кассовой дисциплины должно относиться к приоритетным обязанностям экономического сектора предприятия. В этой ситуации понадобится работать со специальными документами, подтверждающими движение финансов через кассу предприятия.

Одним из важных элементов первичной документации является расходный кассовый ордер, бланк которого представлен на нашем сайте. Правила, по которым он заполняется, и его форма регламентированы законодательством. Знание соответствующих нормативных актов исключит наличие ошибок во время заполнения выделенных полей и ведения учета в этом сегменте бухгалтерской деятельности.

Применение расходного кассового ордера регламентировано Положением БР 373-П. Законодательством также закреплено понятие этого документа.

Уполномоченные лица обязаны его оформлять под каждую расходную операцию, связанную с движением наличности из кассы организации. Для этого оформляется соответствующий бланк РКО. Все действия, которые могут проводиться в такой ситуации, например, индивидуальным предпринимателем регламентируются Указанием ЦБ от 11 марта 2014 г. «О порядке ведения кассовых операций ИП».

Для предприятий выписаны определенные правила оформления, согласно которым распределяются обязанности по заполнению соответствующего бланка. В разных ситуациях эту операцию имеют право заполнять следующие лица:

главный бухгалтер (при наличии этой штатной единицы);
кассир предприятия;
первый руководитель либо индивидуальный предприниматель самостоятельно.

Срок действия ордера ограничен. На сегодняшний день он составляет 1 рабочий день.
Это значит, что выписанная по документу сумма должна быть получена в ту дату, которая в нем указана. Если такая возможность получения отсутствует, то необходимо оформить новый бланк.

Чтобы не ошибиться в оформлении, стоит внимательно изучить пример заполнения расходного кассового ордера. Никаких исправлений даты (зачеркивание, замазывание корректором, другие правки) или иной информации не допускается. Достаточно одного экземпляра.

Нижняя часть должна содержать подписи уполномоченных должностных лиц компании или организации. Количество этих людей ограничено. Карточки с их образцами подписей должны находиться у специалиста, выдающего средства по этому документу.

Подписантами РКО, как правило, являются:

кассир и бухгалтер;
руководитель, имеющий право первой подписи, и кассир (при отсутствии в штате должности бухгалтера);
первый рук��водитель или индивидуальный предприниматель.

Подписи ставятся обязательно возле указанных фамилий и инициалов. Центробанк допускает оформление РКО только в бумажном виде. Заполнение может быть с использованием машинного ввода (компьютер/принтер) или шариковой ручкой (документы, оформленные гелевыми ручками, не принимаются из-за малого срока их хранения). Цвет чернил должен быть синим (фиолетовым) или черным. Другие цвета, например, красный или зеленый не принимаются.

→→→РКО Расходный кассовый ордер (РКО) – это один из документов , который оформляется при каждой выдаче наличных денег из кассы.

РКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства.

Обратите внимание, начиная с 1 июня 2014 года действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели больше не обязаны оформлять кассовые документы (, РКО и ). Расходный кассовый ордер (форма КО-2), действующий в 2020 году:

cкачать бланк в ;
скачать бланк в .

В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»). В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным .

Если код не был присвоен, поставьте прочерк. Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново). В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2019).

РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.

Блок «Дебет»: В графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк). В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:

60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
70 – расчеты с работниками по оплате труда;
75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.
71 – расчеты с подотчётными лицами;

Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов. В графе «Кредит» указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет 50.1 – «касса»).

В графе «Сумма» указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы. Графа «Код целевого назначения» заполняется, если организация использует в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.

> > > 22 мая 2020 Расходный кассовый ордер — документ, относящийся к категории первичных. Поэтому при его заполнении нужно четко следовать установленным правилам, нарушение которых может даже привести к штрафу. По какой форме нужно составлять РКО, как правильно его заполнить и где найти образец, узнайте из нашей статьи.

Расходный кассовый ордер: правила заполнения в 2019 году

В качестве документального обоснования для составления записки расчета служат график отпусков, заблаговременно составленный в организации, приказ руководства компании о предоставлении планового отпуска тому или иному сотруднику, платежная ведомость и РКО.

Перед тем, как отправить работника в плановый отпуск, кадровый специалист предприятия должен направить ему уведомление об отпуске, но не позже, чем за две недели до его начала.

В эту часть документа включаются данные о полном наименовании организации, в которой трудится сотрудник с обязательным указанием ее организационно-правового статуса (ЗАО, ООО, ИП).
Затем чуть ниже вписывается порядковый номер заполняемого документа по внутреннему документообороту и сведения, касающиеся лично работника: его ФИО, должность, структурное подразделение, к которому он относится, а также табельный номер, присвоенный ему при приеме на работу.
В следующей строке нужно обязательно прописать период, за который предоставляется отпуск (стаж сотрудника по месту работы) и точное количество дней отпуска (по календарю) с четким прописыванием даты начала и окончания отпуска.
Если сотрудник уходит не в плановый оплачиваемый отпуск, а берет отпуск дополнительный или учебный, то это нужно вписать в соответствующую графу с обязательным указанием количества календарных отпускных дней, а также ссылкой на документ, послуживший основанием на его предоставление (приказ руководства и т.п.)
В конце листа должна быть поставлена подпись должностного лица, заполнившего документ – в данном случае специалиста кадровой службы.

Расходный ордер относится к первичным документам. На основании ордера оформляют проведение кассовых операций. Непосредственно по этому документу из кассы должны выдаваться средства.

В дальнейшем сотрудник отчитывается за эти средства. В таком случае основанием для выдачи средств и оформления расходного ордера служит заявление сотрудника или приказ по предприятию, подписанные руководителем.

Когда можно обойтись без ведомости, а когда — нельзя

Если зарплату в кассе получает только один работник или у вас в организации вообще мало работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику. Это не будет нарушением, потому что выдача зарплаты по РКО предусмотрена в Указании № 3210-У наряду с выдачей по ведомостип. 6 Указания.

Но тогда расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам — с указанием ф. и. о. и паспортных данных работника и получением его подписи. Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.

Составить ведомость на единственного работника тоже можно, если вам так по какой-то причине удобнее. Тогда работник должен расписаться только в ведомости, а в составленном на ее основании РКО он свою подпись уже не ставит.

Вместе с тем есть случай, когда без ведомости не обойтись, — если работник по какой-то причине не пришел за зарплатой в дни ее выдачи. Ведомость с записью «Депонировано» напротив фамилии этого работника служит:

лишним доказательством того, что невыдача зарплаты в установленный срок произошла не по вине работодателя. Напомним: за нарушение срока выплаты зарплаты предусмотрены административный штрафч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и выплата работнику компенсации за каждый день задержкист. 236 ТК РФ.

В ТК отдельно оговорено, что названная компенсация подлежит выплате, даже если в задержке работодателем выплаты зарплаты нет его виныст. 236 ТК РФ. Однако это правило не работает, если работник сам не пришел за зарплатой, при условии что на начало и на конец дня выдачи в кассе была необходимая сумма и деньги были подготовлены к выдаче по ведомости, подписанной директором. Ведь в этом случае уже нельзя говорить о том, что зарплату задержал работодатель;

основанием для проводки по дебету счета 70 и кредиту счета 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам»;
обоснованием того, что НДФЛ с зарплаты уплачен вовремя, а не досрочно.

Напомним: отправить в бюджет НДФЛ налоговый агент должен в день получения в банке денег на выдачу зарплатыпп. 4, 6 ст. 226 НК РФ. Но если кто-то из работников не пришел за деньгами, то без ведомости с надписью «Депонировано» нет подтверждения того, что снятые со счета деньги предназначались именно для выдачи этому работнику зарплаты. Тогда в случае проверки налоговики могут расценить перечисленный в бюджет НДФЛ как ошибочный платеж работодателя в бюджетПисьма ФНС от 29.09.2014 № БС-4-11/19714@, от 25.07.2014 № БС-4-11/14507@, так как уплата налога за счет средств налогового агента запрещенап. 9 ст. 226 НК РФ. И оштрафовать организацию по ст. 123 НК за то, что НДФЛ не был уплачен тогда, когда опоздавший работник наконец пришел за зарплатой.

Что делать, если вы выдали зарплату присутствующим работникам по «персональным» РКО без составления ведомости и после этого выяснилось, что один работник за зарплатой не пришел? Тогда платежную ведомость придется составлять только на одного этого работника. Это необычно, но нарушения в этом никакого нет.

Расходный кассовый ордер: для чего он нужен и как правильно его заполнить

Совпадает с датой составления РКО Подпись Эта строка остается пустой платежной ведомости от 06.07.2015 № 6-1Если ведомостей несколько, укажите их реквизиты через запятую (наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя) Выдал кассир (подпись) Монеткина А.Е. (расшифровка подписи) В кассовой книге в графе 2 «От кого получено или кому выдано» при регистрации оформленного на основании зарплатной ведомости РКО напишите «работникам» или оставьте графу пустой. То есть заполните графу так же, как у вас заполнена строка «Выдать» в расходном ордере.

Когда можно обойтись без ведомости, а когда – нельзя Если зарплату в кассе получает только один работник или у вас в организации вообще мало работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику.

Расходный кассовый ордер на выдачу отпускных

Если поступление наличных средств в кассу оформляется с помощью приходного ордера КО-1, то при выдаче средств из кассы заполняется расходный кассовый ордер унифицированная форма КО-2. После заполнения данный документ также подлежит обязательной регистрации в журнале КО-3, а сама операция по выдаче денег отражается в кассовой книге КО-4 с указанием номера и даты «расходника». В конце статьи вы найдете ссылку на скачивание бланка расходного кассового ордера, далее вам остается его только заполнить, опираясь на представленные ниже рекомендации. Ордер – это денежный документ, который не допускает никакого рода ошибок, исправления не допускаются, поэтому будьте аккуратны.

При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО, и соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в РКО, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность. п. 6.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014г. № 3210-У Оформление выдачи наличных денег по доверенности Кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа.

Кассовые ордера: общие сведения

Приходные и расходные кассовые ордера могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде. Бумажный вариант предусматривает заполнение от руки или с использованием персонального компьютера. Рассмотрим особенности оформления РКО. На бланке расходного кассового ордера ставится подпись индивидуального предпринимателя и/или главного бухгалтера. Но, в случае, когда на прилагаемых к ордеру документах есть подпись руководителя, подпись на РКО необязательна. Электронный вариант должен быть выполнен с использованием технических средств, которые обеспечат защиту от потери, искажения информации или несанкционированного доступа; удостоверяются электронными подписями. В документы, которые были созданы в электронном виде и подписаны, запрещено вносить исправления.

Платежная ведомость: бланк и порядок его заполнения

Законодательством предусмотрено несколько документов, которые предприниматель или организация могут применять при оплате труда работников.

В зависимости от специфики работы предприятия или особенностей выплаты заработной платы можно выбрать один из установленных бланков.

Конечно, можно выбрать расходный кассовый ордер и ограничиться только им.

Но выплачивать зарплату по ордерам, если у вас несколько сотрудников, неудобно. Для таких целей предусмотрены ведомости.

Несмотря на все большее распространение безналичных расчетов, в том числе по операциям с сотрудниками, в практике работы предприятия сохраняются ситуации, когда не обойтись без выдачи наличных денег из кассы. Такая важная операция подразумевает заполнение расходного кассового ордера (РКО). Кроме организаций, с РКО в последнее время столкнулись и многие индивидуальные предприниматели, особенно работающие с наличной выручкой.

В расходнике не допускаются помарки и ошибки.

В бланк нужно внести следующую информацию:

1. Код ОКПО.
2. Наименование юридического лица, из кассы которого выдаются средства. Оно должно соответствовать данным, отраженным в выписке из ЕГРЮЛ либо ЕГРИП.
3. Порядковый номер. В течение года, начиная с 01 января, организация обязана непрерывно вести нумерацию всех РКО.
4. Корреспондирующие счета (зависят от задачи, для которой предусмотрены средства), код подразделения и код аналитического учета (эти поля заполняются редко). ИП и компании, которые ведут бухучет по упрощенному порядку, счета по дебету и кредиту не ставят, эти поля остаются пустыми.
5. Код целевого назначения (для бюджетных организаций).
6. Сумма в рублях с копейками. Рубли от копеек отделяются дефисом или запятой (например, 2-45 или 2,45).
7. Имя, фамилия и отчество получателя денег. При сдаче выручки в банк, в графе «Выдать» указывается Ф.И.О сотрудника, который выполняет эту задачу. Основанием будет «Сдача наличных в банк».
Если деньги выдаются другому юридическому лицу, в строке «Выдать» вписываются данные представителя, а в строке «Приложение» указываются данные доверенности.
8. Основание для выдачи денег: распоряжение, приказ, квитанция, доверенность и т.д.
9. Сумма прописью с заглавной буквы. Словами прописываются только рубли, копейки проставляются в цифрах.
10. Реквизиты документа, удостоверяющего личность покупателя.

Как оформить рко при выдаче зарплаты наличными

Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если РКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.) В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации.
Если структурных подразделений нет — ставится прочерк. Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.

Поле «Дата составления». Указываем дату выдачи денежных средств из кассы! И никак иначе. Дата указывается в формате — ДД.ММ.ГГГГ. Например, 02.06.2015.

ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «ДЕБЕТ» (ИП его не заполняют): Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается РКО.

РКО под отчет. Образец

Рассмотрим на примере заполнение РКО в подотчет.

ООО «Компания» направляет в командировку менеджера Васечкина Петра Александровича. На основании Приказа № 110 от 11.09.17 о направлении в командировку сотруднику должны быть выданы деньги на командировочные расходы в размере 5000 руб.

РКО может быть заполнен от руки либо с использованием программно-технических средств:

номер и дата документа;
наименование организации и ее структурного подразделения;
Ф.И.О. сотрудника, которому выдаются денежные средства;
основание выдачи;
сумма, подлежащая выдаче;
документ, удостоверяющий личность получателя;
счета бухгалтерского и аналитического учета.

Заполнение расходного кассового ордера при выплате заработной платы

При выдаче зарплаты наличными по расчетно-платежной либо платежной ведомости также нужно составлять расходный кассовый ордер.

При этом следует придерживаться следующего порядка:

РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;

в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию.

Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись.

И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. При этом датой составления РКО будет дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты.

Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге.

Если зарплату в кассе получает только один работник или у в организации не много работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику.

В этом случае расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам — с указанием Ф.И.О. и паспортных данных работника и получением его подписи.

Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.

Что такое расходный кассовый ордер (форма КО-2)?

Заполнение формы КО-2

Форма КО-2 или РКО представляет собой важнейший документ в области кассовой дисциплины. В отличие от ПКО, обязанность её заполнения возникает не при поступлении денег на кассу, а при их выдаче. Но как и в случае с ПКО, РКО оформляется за подписью главного бухгалтера или лица его замещающего. Помимо него бумаги визирует кассир, как ответственное за выдачу лицо и сам получатель наличных.

В 2015 г. и последующие годы оформлять бланк РКО обязаны только юридические лица-предприниматели, поскольку с июня 2014 г. такая обязанность была законодательно снята с индивидуальных предпринимателей.

Последним больше не нужно вообще оформлять какие-либо документы, относящиеся к категории кассовой дисциплины, включая кассовые книги.