Форма Т-60. Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Форма Т-60. Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При предоставлении работнику ежегодного отпуска за ним сохраняются место работы (должности) и средний заработок. При расчете среднего заработка следует руководствоваться нормами ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).

Предоставление отпуска в рабочих днях

В некоторых случаях работникам предоставляется отпуск в рабочих днях:

• работникам, трудовой договор с которыми заключен на срок до 2 месяцев (ст. 291 ТК РФ)
• работникам, которые заняты сезонными работами (ст. 295 ТК РФ)

Данным категориям работников предоставляется 2 рабочих дня отпуска за каждый месяц работы. Порядок расчёта отпускных при этом такой же, как и при расчёте отпуска в календарных днях.

Пример. С Орловой Юлией заключен срочный трудовой договор на период с 1 по 30 сентября. За отработанный месяц ей было начислено 33 000 рублей. Так как договор заключен только на 1 месяц, Юлии предоставили ежегодный оплачиваемый отпуск на 2 рабочих дня (с 1 по 2 октября) с последующим увольнением.

Произведём расчёт отпускных.

1. Определяется количество дней, на основе которых будут исчисляться отпускные. Из общего количества календарных дней в сентябре необходимо вычесть выходные дни в соответствии с календарём 6-дневной рабочей недели: 30 – 4 = 26 дней.
2. Определяется средний дневной заработок: начисленная за сентябрь зарплата делится на полученное в предыдущем пункте количество рабочих дней:

33 000 руб. / 26 дней = 1 269,23 рубля.

1. Определяется сумма отпускных: средний дневной заработок умножается на количество дней отпуска:

1269,23 руб. * 2 дня = 2538,46 рубля.

Правила расчета отпускных.

Средний дневной заработок…
…для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях	…для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях (в случаях, предусмотренных ТК РФ)
Способ расчета зависит от того, полностью или нет отработан расчетный период (12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором будет взят отпуск). Если расчетный период отработан полностью, средний дневной заработок исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах	Определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели. К сведению: работникам, с которыми заключен договор на срок до двух месяцев или для выполнения сезонных работ, положено два рабочих дня отпуска за каждый месяц работы (ст. 291, 295 ТК РФ). ТК РФ не обязывает работодателя предоставлять такой отпуск до окончания срока договора. При увольнении работнику выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск

Какие выплаты включаются в расчет, а какие нет?

При исчислении среднего заработка:

• учитываются все предусмотренные системой оплаты труда выплаты, независимо от их источников (п. 2 Положения № 922). Данный перечень является открытым;

• не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда.

В каких случаях можно включить в расчет материальную помощь? В Определении от 26.12.2018 № 307-КГ18-21657 по делу № А66-8838/2017 ВС РФ решил, что матпомощь в размере трех должностных окладов (два оклада при уходе в ежегодный оплачиваемый отпуск, один – по заявлению работника) относится к выплатам стимулирующего характера и является частью системы оплаты труда. В связи с этим ее нужно включать в расчет среднего заработка.

По мнению арбитров, матпомощь, которая по локальным актам считается стимулирующей выплатой и частью оплаты труда, нужно учитывать при расчете среднего заработка. В обоснование данного вывода суд приводит п. 2 Положения № 922, согласно которому для расчета учитываются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда у работодателя (Определение ВС РФ от 10.05.2018 № 307-КГ18-918 по делу № А66-13705/2016).

Можно ли включить в расчет доплату между окладом и средней заработной платой в период командировки? Такую выплату можно рассматривать как часть зарплаты и учитывать при расчете среднего заработка при выполнении следующих условий:

• работодатель предусмотрел доплату в системе оплаты труда (отразил ее в трудовом договоре работника);

• она включена в фонд оплаты труда;

• доплата учитывается при определении сумм страховых взносов.

Пример расчета по методике 3

Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:

• по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.;
• по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.

Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000.

Суммарная ставка 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680.

Итого следует зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680.

Вот пример, как формируется таблица резерва отпусков бюджетного учреждения:

№ п/п	ФИО сотрудника	Дата заключения трудового договора	Заработано на 01.12.2021	Использовано	Резерв	Количество дней отпуска без сохранения зарплаты
1	Иванов Иван Иванович	01.12.2017	224	120	104
2	Петров Петр Петрович	30.11.2020	56	30	16	3
3	Викторова Виктория Викторовна	05.12.2017	112	50	62

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

Формирование умного графика отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Во избежание конфликтов и недоразумений в компании ответственные за составление графика лица должны следить за правильностью согласования, внесения данных и изменений. Среди частых нарушений можно отметить:

1. Неполный перечень сотрудников. В список должны быть включены все работники предприятия согласно штатному расписанию, а также лица, занятые по совместительству, и женщины, у которых в будущем году закончится декрет.
2. Отсутствие информации о длительности отдыха без сохранения заработной платы, времени обучения, по уходу за ребенком, беременности и родам.
3. Нет согласования с профсоюзным комитетом, если подобная организация функционирует на предприятии.
4. Отсутствие изменений при их возникновении.
5. Более поздняя дата утверждения, чем предусмотрено ТК РФ.
6. В графе указан только месяц предоставления без точных дат.
7. Неправильное разделение дней отдыха на части.
8. Отсутствие факта ознакомления сотрудников с текстом графика под подпись.
9. Работодатель не следит за исполнением документа.
10. В перечне нет информации о дополнительных отпусках.
11. Неточности, неразборчивые и трудно читаемые написания и сокращения.
12. Перенос даты без отображения в графике.

Выполнение локального нормативного документа обязательно для работодателя и наемного сотрудника. За нарушение его требований предприятию грозит административная ответственность, работнику – дисциплинарные взыскания.

Право на первый отпуск в 2023 году

Как мы выяснили ранее, уйти на новом месте работы в отпуск в течение двух недель сотрудник может спустя полгода работы. Однако по согласованию с руководителем он может быть предоставлен раньше, в том числе авансом.

Обычно при составлении графика работодатели учитывают интересы подчиненных и особенности выстраивания процесса работы компании или производства. В основном это относится к организациям с сезонной работой, например в сфере строительства, сельского хозяйства и т. д.

Если несколько сотрудников планируют отдыхать в один и тот же период, составляется очередность. График становится гарантией для работника, что в запланированное заранее время он сможет отдохнуть. Это позволяет заблаговременно спланировать свое время.

Расчет отпускных в 2021 году

Согласно ст. 139 ТК РФ, средний дневной заработок для оплаты отпусков считается следующим образом:

1. Берем заработки за последние 12 календарных месяцев (складываем все суммы заработной платы и прочих выплат за каждый из этих месяцев).

2. Полученную в п. 1 сумму делим на 12 (месяцев) и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Результат – «цена дня», используемая для расчета суммы отпускных выплат.

При этом, если в коллективном договоре установлены иные периоды расчета среднего заработка, бухгалтер должен выполнить расчет исходя из положений ТК РФ и исходя из положений, утвержденных работодателем. Затем нужно сравнить полученные показатели. Применять свой вариант можно лишь в том случае, если он не ухудшил показатель выплат. А общий порядок расчетов необходим для того, чтобы обоснованно подтвердить отсутствие ухудшения положения работников.

Формулы определения среднего заработка:

1. Если предшествующие отпуску 12 месяцев полностью отработаны:

«Цена дня» отпускных = Суммы, учитываемые для расчета среднего заработка за 12 месяцев/12 х 29,3.

1. Если предшествующие отпуску 12 месяцев отработаны не полностью:

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

При проведении процедуры увольнения обстоятельства могут сложиться так, что у вас за несколько лет накопилось значительное количество дней неиспользованного отпуска. Но вы не намерены затягивать расставание с прежним работодателем, так как вас ждёт новый. В этом случае вы вправе потребовать компенсацию за неиспользованные дни отдыха.

Компенсационное возмещение за неиспользованный отпуск — обязательная мера для всех работодателей без исключения, предусмотренная законодательством.

Сумма компенсации рассчитывается из суммы всех неиспользованных дней отдыха в течении года. Если же увольнение происходит в середине года, то сумма рассчитывается от всех прошлогодних отпусков и 14 дней от текущего года.

Учетом и подсчетом всех неиспользованных дней отдыха занимается бухгалтерия организации и работники кадровой службы.

Возможны такие ситуации, когда работник выходил на неполные рабочие дни во время отпуска и в итоге при увольнении у него накопилось 30,3 дней. На этот счет расчет суммы компенсации производится в порядке не дробных чисел, а округляется в пользу работника, в данном случае 31 день. Это правило прописано в Министерстве здравоохранения Российской Федерации.

Момент о неиспользованном отпуске при увольнении должен быть прописан в заявлении, то есть работник указывает намерен ли он использовать отпуск или нет. Момент о возмещении указывать не нужно. В случае, когда работник отказался от отпуска, работодатель должен начислить деньги за неиспользованный отдых сам в соответствии с трудовым кодексом.

Как написать заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск?

Если вы приняли решение о компенсации неиспользованного отпуска, то вам необходимо написать соответствующее заявление, адресованное руководителю вашей рабочей организации.

Как правило, такой документ не имеет четкого шаблона, но все же несколько правил придется соблюсти.

Для начала обязательно указывается четкое описание, кому пишется обращение о компенсации. В данном случае это руководитель, так как он принимает решение по замене отпуска компенсационной выплатой. Более подробная рабочая информация о руководителе (структурное подразделение, должность, ФИО и т.п.) прописывается в правом верхнем углу. Здесь также указывается и личная информация заявителя.

Следом идет написание всем известного слова «Заявление», соответственно, посередине. Для получения структурного и грамотного документа можно взять за основу текст заявления на очередной оплачиваемый отпуск с последующей заменой содержимого. Получится примерно следующее: «Прошу заменить денежной компенсацией часть моего оплачиваемого отпуска…».

Не стоит пропускать и обязательно указать следующее: разновидность отпуска (основной/дополнительный), годовой период, откуда необходимо вычитать дни отпуска и рассчитать компенсацию. Если периодичность составляет несколько лет, то нужно указать точное количество дней, которые в дальнейшем подлежат возмещению.

Указание даты и прописи подписи — достаточно важный и необходимый момент для любого заявления. Также документ необходимо заверить у начальника своего рабочего подразделения.

Как рассчитать отпускные в онлайн калькуляторе — пошаговая инструкция

Чтобы определить сумму, которую работодатель должен выплатить за отпуск, следует внести в онлайн форму выше несколько показателей.

Заполните калькулятор пошагово в соответствии с инструкцией, представленной ниже:

	Поле калькулятора	Инструкция по заполнению
Шаг 1	Указать ежемесячную зарплату	В поле калькулятора нужно внести сумму начисленной заработной платы за месяц, это ускорит процесс онлайн расчета. Поле заполняется, если ежемесячно начисляется одна и та же сумма дохода, например, оклад. Если ежемесячный зарплата меняется, то ниже в таблице можно заполнить суммы дохода для каждого месяца отдельно. Для выбора нужно нажать на поле и найти на открывшемся календаре день, когда начинается и заканчивается период отдыха.
Шаг 2	Выбрать дату начала и окончания отпуска	Для выбора нужно нажать на поле и найти на открывшемся календаре день, когда начинается и заканчивается период отдыха.
Шаг 3	Указать отработанные дни за последний год	После выбора даты начала отпуска можно указать отработанные дни в каждом месяце расчетного периода (последние 12 кал.мес. перед месяцем расчета отпускных). Если все месяцы были выработаны полностью, то ничего не меняйте в полях «Отработанные дни», где автоматически указано календарное число дней. Если какой-то месяц неполный (был отпуск, командировка, декрет, больничный, отсутствие на работе), укажите для него число отработанных календарных дней. Пример: в марте 2021 был больничный 5 дней, значит, в поле для марта нужно поставить 26 (31 – 5). Если человек трудился в организации менее года, то заполнить нужно только поля для отработанных месяцев, для остальных поставить нули.
Шаг 4	Указать зарплату за расчетный период	Для каждого месяца расчетного периода укажите сумма начисленной заработной платы до удержания из нее подоходного налога.
Шаг 5	Указать количество дней отдыха	В поле внести число отпускных дней.

После заполнения всех полей кальулятора проводится автоматический расчет в онлайн режиме. Результаты вычислений можно посмотреть ниже — средний заработок за день за расчетный период и сумму отпускных.

Оплата отпуска подлежит налогообложению, поэтому с рассчитанных отпускных нужно отнять НДФЛ 13% — остаток выплачивается работнику.

За сколько времени до отпуска нужно оформить записку

ТК РФ не определяют точных сроков выписки записки-расчета на отпуск. Закон требует от руководства фирмы предупреждать своих работников о начале отпуска не меньше чем за 14 дней до его начала.

Также нормами определяется обязанность произвести администрацией выплаты уходящему в отпуск сотруднику не меньше чем за 3 дня до ухода. Новые правила предусматривают, если работающий на предприятии человек подает заявление на отпуск и сразу же уходит на этот период, то деньги надо выплатить в течение трех дней с момента поступления заявления.

Внимание! Исходя из этого, желательно записку-расчет оформлять в период от 2-х недель до 3-х дней до начала отдыха. Окончательное же их определение осуществляется на каждом предприятии индивидуально с учетом особенностей его работы.

Конкретные сроки могут быть на предприятии зафиксированы в его локальных актах, например в Положение об отпусках.

Рассчитываем среднедневной заработок за 2021 год

Сделать это очень легко, когда нет исключаемых периодов. Такая идеальная ситуация, при которой работник за прошедшие 12 месяцев не болел, не ходил в отпуск, не был в командировке, не был в простое и работал в период нерабочих дней.

В идеальном варианте, среднедневная зарплата считается, просто: выплаты в расчётном периоде / Количество отработанных дней за это же время.

Формула будет такой: Среднесуточный заработок = доход за 12 месяцев / 12 месяцев / 29,3 дней 29,3 – это константа, обозначающая среднее число дней в месяце.

Если какие-то периоды исключаются, воспользуйтесь формулой: Среднесуточный заработок = Доход за 12 месяцев / (29,3 * количество месяцев полностью отработанных) + Количество дней в не полностью отработанных месяцах.

Для расчета среднего заработка учитывайте зарплату со всеми надбавками и коэффициентами.

Не учитывайте отпускные, командировочные, больничные и другие выплаты, которые считаются по среднему заработку, материальную помощь, компенсацию расходов на питание.

Отпуск по совместительству «подстраивается» к отпуску по основной работе

Организация, у которой в штате работают совместители, обязана учитывать наличие у работников основного места работы. И, наоборот, организация, которая является основным работодателем, не обязана учитывать наличие у работника работы по совместительству.

Если по основному месту работы работник-совместитель получил отпуск, и он оказался длиннее отпуска по месту работы по совместительству, работнику должны разрешить увеличить продолжительность отпуска, в том числе, предоставив отпуск за свой счет (письмо Минтруда России от 26.03.2021 № 14-2/ООГ-2680).

Логика разъяснений чиновников такова: согласно ч. 2 ст. 286 ТК РФ, если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы необходимой продолжительности.

Это требование распространяется работодателя, который принял работников по совместительству.

Основной работодатель не обязан как-то учитывать условия работы своего сотрудника по совместительству. Он предоставляет отпуск, как положено по графику на основании заявления без учета отпуска на работе по совместительству.

Если работник получает отпуск на месте работы по совместительству, это никак не обязывает основного работодателя на этот реагировать: предоставлять либо продлевать отпуск работнику.

Обратите внимание

Суммы оплаты отпуска, который предоставлен работнику сверх ежегодного оплачиваемого отпуска для санаторно-курортного лечения, являются выплатами, связанными с возмещением вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья. Поэтому, оплата такого отпуска не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами (письма УФНС по г. Москве от 14.05.2021 № 20-21/071455@ и Минфина России от 16.12.2019 № 03-15-05/98120).

То есть, работодатель по совместительству «должен подстраиваться» под условия основного работодателя, а не наоборот. При этом работник может находится в отпуске у одного работодателя и продолжать работу у другого.

Обязателен ли график отпусков

Утверждать график отпусков должен каждый работодатель, это обязательный документ (ст. 123 ТК РФ). Исключения – микропредприятия и некрупные некоммерческие организации, которые отказались полностью или частично принимать локальные нормативные акты, в том числе график отпусков (Государственной инспекции труда в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/Ю-3366-ОБ/18-1193).

График отпусков определяет очередность предоставления отпусков в календарном году. Отметим, что игнорировать составление и утверждения графика отпусков не следует не только потому, что это обязательный документ и за его отсутствие работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Это еще и крайне практичный для работодателя документ. Он помогает избежать возможных споров с работниками относительно периода использования отпуска, ведь график отпусков обязателен и для работника, и для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Похожие записи:

• Норматив Потребления 🚰 Воды в 2022 Году на 1 Человека Без Счетчика
• Некачественный ремонт джинсов: особенности гарантийного и обычного ремонта
• Налоги и страховые взносы: что изменится с 2023 года?