Статья 66. Трудовая книжка
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Статья 66. Трудовая книжка». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В действующих правилах описана процедура выдачи работнику трудовой книжки только при увольнении (прекращении трудового договора). В Порядке № 320н дополнительно приведены особенности выдачи работнику трудовой книжки в случае его отказа от ведения бумажной трудовой книжки.
Комментарий к ст. 66 ТК РФ
1. Трудовая книжка на сегодняшний день остается основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работников.
По записям в трудовой книжке устанавливается трудовой стаж, с которым законы, иные нормативные правовые акты, коллективный и трудовой договоры связывают возможность реализации тех или иных прав, а также предоставление определенных льгот и преимуществ.
В связи с введением в стране индивидуального (персонифицированного) учета сведений о каждом застрахованном лице для целей государственного пенсионного страхования трудовой стаж, приобретенный после регистрации в качестве застрахованного лица, должен устанавливаться на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (Закон об индивидуальном учете).
2. Трудовые книжки оформляются и ведутся в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. В соответствии с указанным Постановлением трудовые книжки нового образца введены в действие с 01.01.2004. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат (п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Во исполнение п. 3 названного Постановления Правительства РФ Минфин России Приказом от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках» утвердил Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Согласно п. 4 этого Приказа обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на платной основе на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем.
Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
3. Работодатели обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Такая обязанность возложена на всех работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Они не имеют права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (см. п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Документом, подтверждающим период работы у работодателя — физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, является трудовой договор, заключенный в письменной форме (см. ст. 309 ТК).
4. В трудовую книжку вносятся следующие сведения: о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
Сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при ее оформлении и содержат:
— фамилию, имя, отчество, дату рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— образование, профессию, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
5. Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока (при увольнении — в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Не должны записываться в трудовую книжку сведения о взысканиях, примененных к работнику, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (см. коммент. к ст. 81).
6. Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку работника только по его желанию. Запись о работе по совместительству делается в трудовой книжке работника по месту его основной работы отдельной строкой на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть справка с места работы по совместительству, копия приказа о зачислении на работу по совместительству и др.
7. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
8. В трудовую книжку вносятся также сведения о всех видах награждения (поощрения) за трудовые заслуги, предусмотренных законодательством РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине, в т.ч. о награждении государственными наградами, почетными грамотами, о присвоении званий, награждении нагрудными знаками и значками и др. (см. ст. 191 ТК).
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
9. В трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносятся также следующие записи: о времени военной службы в соответствии с Законом о воинской обязанности, а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе МЧС России, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров (п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
О переводе на другую должность
Для правильной записи, свидетельствующей о смене занимаемой должности или о переводе в иную организацию или отдел, нужно отступить 1 строчку от предыдущей заметки и продолжать нумерацию учетных записей арабскими цифрами. Форма записи даты должна быть стандартной (вида 02.02.2017г.), несоблюдение правил оформления может привести к тому, что потребуется исправлять что-либо, что влечет за собой становление книжки непригодной для использования, за что работодатель будет обязан выплатить штраф.
Важно! В случае если перевод по должности происходит в одной и той же компании, то указывать ее полное название необязательно. Можно просто написать номер приказа, на основании которого совершен перевод, нынешнюю должность работника и заверить все это через печать и подпись.
В ситуации, когда в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы, нынешний начальник дает вкладыш.
В чем заключается его верное оформление:
- начальник выдает вкладыш, если листы для записи закончились (на полях и внизу страниц писать запрещается);
- титульный листок заполняют по дате, когда выдан сам вкладыш, а не по дате, когда была заведена трудовая;
- данные о работнике должны быть в соответствии с настоящим моментом, ведь с момента получения трудовой книжки могло произойти множество изменений в сведениях (изменение фамилии, новые данные об образовании и т.д.);
- на титульном листе внизу должна стоять подпись работодателя и печать должностного лица или самой организации;
- сам вкладыш должен быть подшит к основной трудовой книжке, на первый лист должна быть вынесена информация о всех добавленных листах, а еще написаны серия и номер данного свидетельства.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Что нужно знать для заполнения вкладыша трудовой книжки?
После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК. Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).
Перед оформлением вкладыша следует иметь в виду, что его обложка не должна иметь повреждений. Кроме того, также как и при оформлении трудовой книжки, нужно следить за тем, что все сведения вносились правильно, так как зачеркивания недопустимы, а исправления — нежелательны.
Сотрудникам кадровых служб следует знать, что вкладыш не имеет юридической силы без самой книжки. Поэтому, если новый сотрудник предоставил вкладыш без трудовой книжки, заполнять его нельзя.
Как показывает практика, существует ряд наиболее распространенных ошибок, которые допускают как начинающие сотрудники, так и опытные кадровики. В завершение нашего материала мы приводим список типичных ошибок, зная которые, вы сможете уделить повышенное внимание проблемным моментам:
- выбран неправильный формат записи даты (месяц нужно указывать цифрами);
- не соблюден порядок внесения реквизитов приказов (например, отсутствует номер или дата);
- использованы римские символы;
- не заполнены все поля титульного листа;
- использованы сокращения в наименовании должности сотрудника или в названии подразделения;
- поставлена неправильная печать (например, запись об увольнении владельца книжки подтверждена печатью кадрового подразделения, а не гербовой).
Закон и постановления об ЭТК
Главный закон, регулирующий основные положения об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Он имеет юридическую силу с начала 2020 года. Также переход на ЭТК регулируют нижеперечисленные нормативные акты:
- Закон 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года.
- Закон 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года.
- Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — в этом документе утверждаются изменения в бланке формы СЗВ-ТД;
- Приказ Министерства Труда № 23н от 20.01.2020 — здесь можно ознакомиться с формами бланков СТД-Р и СТД-ПФР.
- Приказ Министерства Труда № 320н от 19.05.2021 — В документе отражено утверждение нормативов по ведению и хранению электронных трудовых книжек.
Действия с ЭТК при увольнении и приеме на работу
Когда вы принимаете на работу нового сотрудника, необходимо уточнить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной формы трудовой книжки. Информацию можно запросить на предыдущем месте работы. Следующие действия работодателя зависят от ситуации:
- Если сотрудник выбрал электронный вариант, нужно удостовериться, что имеется закрывающая запись в документе. Если она есть, значит, вы будете передавать данные в ПФР в электронном формате. Данные о трудовом стаже вы можете получить из бумажного документа, которые следует вернуть работнику.
- Если работник решил продолжить ведение бумажной формы, значит, вам нужно заполнить ее и передать данные в Пенсионный Фонд.
- Если организация – это первое место работы, значит, необходимо оформить электронную трудовую книжку.
При внесении в трудовую книжку записей о выполняемой работником работе (трудовой функции) следует руководствоваться предписаниями, содержащимися в п. 3.1 Инструкции. Уточним, что основанием для внесения таких записей, как правило, служит приказ (распоряжение) о приеме на работу. Внесение в трудовую книжку записи о выполняемой работником работе (трудовой функции) производится следующим образом (при приеме (назначении) работника на новое место работы (должность) в порядке перевода в графе 3 раздела «Сведения о работе» в записи о приеме на работу указывается, что работник принят (назначен) в порядке перевода): в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование предприятия, а при наличии, кроме того, и его сокращенное наименование; в следующей свободной строке:
— в графе 1 указывается (арабской цифрой с точкой) порядковый номер вносимой записи;
— в графе 2 указывается (вышеописанным цифровым способом) дата приема на работу;
— в графу 3 вносится запись о принятии (назначении) работника в соответствующее структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, при этом формулировка записи, как правило, начинается словом «Принят (принята)»;
— в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, в соответствии с которым работник принят на работу, а также наименование вида документа.
Необходимо, на наш взгляд, еще раз обратить внимание читателей на то, что внесение записей о выполнении работником работы (трудовой функции) по совместительству производится кадровым органом по месту основной работы работника в том случае, если этого пожелает работник. Основанием для внесения такой записи, помимо приказа (распоряжения) о приеме на работу (надлежащим образом оформленной копии приказа (распоряжения) или выписки из него), изданного по месту работы по совместительству, будет служить соответствующее письменное заявление работника (с резолюцией работодателя). Отметим, что при внесении в трудовую книжку сведений о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации следует руководствоваться штатным расписанием.
В том случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям предусмотрено предоставление льгот либо наличие ограничений, наименование этих должностей (специальностей, профессий), а также квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. В соответствии с п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой запись, внесенная в трудовую книжку, дублируется. Форма личной карточки — форма N Т-2 — утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 и заполняется в соответствии с положениями Указаний, утвержденных этим же Постановлением.
Наименование компании в виде штампа
При приеме на работу в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись. Перед ней работодатель указывает свое полное и сокращенное наименование (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовой книжки).
По общему правилу записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Основание п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовой книжки. В этом документе ничего не сказано о том, можно ли в трудовой книжке указывать наименование компании путем проставления штампа. Правомерен ли такой порядок заполнения?
Ответ на этот вопрос дали специалисты Роструда в письме от 19.08.2015 № 1922-6-1. По мнению чиновников, использование штампа с наименованием организации при ведении трудовой книжки не является нарушением, если на нем указаны полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации. При этом штамп приравнивается к записи в трудовой книжке.
А как быть в ситуации, когда в штампе с наименованием организации допущена ошибка? В письме от 01.11.2018 № 14-0/В-868 Минтруд России рассмотрел следующую ситуацию. За разъяснениями в трудовое ведомство обратилась компания, которая обнаружила, что в трудовой книжке работника предыдущий работодатель проставил штамп со своим наименованием и в нем было пропущено одно слово. Как исправить такую ошибку?
Правила исправления записей в трудовой книжке установлены в п. 30 Порядка ведения трудовых книжек. В нем сказано, что в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Исходя из этого, специалисты Минтруда России указали, что иных способов изменения записей в трудовой книжке не предусмотрено.
Получается, что ни зачеркнуть штамп, ни вписать пропущенное слово нельзя. Оттиск штампа сначала нужно признать недействительным. Делается это следующим образом. После последней записи в разделе «Сведения о работе» проставляется последующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 указывается, что запись за номером таким-то недействительна (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовой книжки). И только после этого производится правильная запись.
А кто (нынешний или бывший работодатель) может внести исправления? Чиновники считают, что исправить ошибку может как бывший работодатель, который ее допустил, так и нынешний работодатель (письма Минтруда России от 29.04.2015 № 14-2/В-307, Роструда от 30.04.2008 № 1027-6, от 23.06.2006 № 948-6). Основание — п. 27 Порядка ведения трудовых книжек. В этой норме сказано, что в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
Трудовая книжка внешнего совместителя
Понятие «совместительство» приведено в ст. 282 ТК РФ. Это выполнение работником другой регулярно оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. По общему правилу, сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по желанию работника по месту основной работы на основании документа, представленного из другой организации, подтверждающего работу по совместительству (ч. 5 ст. 66 ТК РФ).
В пункте 10 Порядка ведения трудовой книжки установлено, что все записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). А согласно п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовой книжки в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
В письме от 15.11.2018 № 14-2/В-913 специалисты Минтруда России сообщили, что ни Порядок ведения трудовой книжки, ни Инструкция по ее заполнению не определяют, в частности, срок внесения в трудовую книжку записи о работе по совместительству, а также правила внесения таких записей. В связи с этим на практике указанные записи производятся как в хронологическом порядке, так и блоками — запись в трудовую книжку о работе по совместительству (одновременно о приеме и увольнении) вносится после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу по совместительству и о прекращении данного трудового договора. При этом, по мнению чиновников, при внесении записей в трудовую книжку работника об увольнении из организации, где он трудился как внешний совместитель, допустимо указывать наименование организации в тексте записи об увольнении.
Прекращение трудового договора – это окончание действия трудовых правоотношений работника с работодателем, т. е. увольнение работника.
Работникам службы персонала необходимо помнить, что при прекращении трудового договора работодатель обязан в день увольнения выдать:
– трудовую книжку. В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
– выплатить все причитающиеся работнику суммы. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.
– по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой.
В данное время действует унифицированная форма Т-8 (Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)), утвержденная постановлением Госкомстата России от 05. 01. 04 № 1 и обязательная для юридических лиц всех форм собственности.
Новый сотрудник сразу принес вам две трудовые, в которых периоды его работы не совпадают
Вторую трудовую книжку ему оформили у предыдущего работодателя, а первую он также нашел уже после того, как ему открыли новую. В этом случае попросите самого работника выбрать, в какую из двух книжек внести запись о приеме на работу. Ведь стаж в старой книжке может оказаться куда больше, чем в новой.
На хранение возьмите только ту трудовую книжку, в которой вы сделали запись о приеме на работу. Вторую можете отдать обратно работнику. Однако рекомендуется сделать с нее копию. Она может понадобиться для подтверждения страхового стажа сотрудника, когда вам надо будет рассчитывать ему пособие по временной нетрудоспособности.
Есть и другой вариант, более выгодный для вашего работника. Верните ему обе трудовые книжки и попросите отнести их прежнему работодателю. Тому, кто как раз и оформил новую трудовую книжку. Пусть он перенесет все данные из нее в старую. После чего у работника на руках будет только одна трудовая — с полными данными о стаже.
(в ред. Постановлений Правительства РФ от 06.02.2004 N 51, от 01.03.2008 N 132, от 19.05.2008 N 373)
В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации п о с т а н о в л я е т:
1. Утвердить прилагаемые:
форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку;
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
2. Установить, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2004 г.
Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.
3. Министерству финансов Российской Федерации:
а) утвердить образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также технические требования к изготовлению их бланков;
б) обеспечить на подведомственных предприятиях изготовление по единому образцу бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
в) утвердить порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее.
4. Министерству здравоохранения и социального развития Российской Федерации:
а) утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек;
б) давать разъяснения по вопросам применения Правил, утвержденных настоящим постановлением.
5. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации провести необходимую работу по введению в организациях, находящихся на их территории, трудовых книжек и вкладышей в них нового образца.