Хранение и уничтожение документов при банкротстве

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение и уничтожение документов при банкротстве». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обработка массива документов для передачи упрощается, если в компании существует грамотно организованный архив и отлажен процесс его пополнения. В таком случае остается провести обработку сведений, которые еще не вошли в архив, а также сверку готовых дел.

Дом ученых НЦЧ РАН Успешно проведены работы по обработке дел постоянного, переплету документов, а так же выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. ОАО «Мегафон» ОАО «Мегафон» благодарит компанию » Столичный Архивист» за качественное и своевременное выполнение работ по обработке абонентской документации. Муниципалитет района Бескудниково г. Москвы Успешно проведены работы по обработке дел постоянного и временного хранения, переплету документов и состовлению историчесского аппарата к архивному фонду. Федеральный фонд обязательного медицинского страхования Компанией ООО «Столичный Архивист» были успешно проведены работы по вывозу и уничтожению документов с истекшими сроками хранения. ФГУП Московский завод по обработке специальных сплавов Компанией ООО «Столичный Архивист» были успешно проведены работы по выделению документов с истекшими сроками хранения к уничтожению и их последующему уничтожению.

Проблемы бумажного документо­оборота

Приведем список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов:

Таблица 1 — Проблемы бумажного архива документов

Проблема	Описание и последствия
Потеря документа	Проблема может возникнуть как до отправки документа в архив, так и после. Это чревато неприятностями и потерями для бизнеса.
Медленный поиск по архиву	Большое количество документов усложняет поиск нужного экземпляра и занимает много времени. Бухгалтер на протяжении нескольких часов может перебирать стопки бумаг.
Высокие затраты на аренду помещения	Для архива документов приходится арендовать или строить отдельные помещения — это лишние затраты, которых нужно избегать.
Отсутствие централизованного хранилища	Территориально разделенной сети представительств и филиалов одной организации необходимо либо организовывать несколько архивов на местах, либо же собирать все документы в одном месте, что неудобно и затратно.
Отсутствие возможности совместной работы с одним экземпляром документа	Нескольким сотрудникам нужно работать с одним документом, поэтому делаются копии — а это дополнительные финансовые затраты. Что делать, если в разных филиалах потребовался оригинал одного и того же документа одновременно?
Нет поддержки версионности документов	Если документ уже отправлен в архив, а позднее в него внесли изменения, то нужно старую версию заменить текущей. В таком случае нужно найти требуемый документ, оформить новый, списать старый. Может получиться так, что в архиве документ не заменен новой версией, что при налоговых проверках грозит штрафами и санкциями для бизнеса.
Отсутствует режим работы в реальном времени	Присутствуют затраты времени на поиск и отправку документов, а также доставку документов из архива и в архив.
Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности	На подготовку к сдаче налоговой отчетности уходит много времени. Приходится искать востребованные документы, перебирая кипы бумаг. В территориально рассредоточенных филиалах сложности усугубляются рассредоточенностью документов.
Крайне низкий уровень конфиденциальности	Практически любой сотрудник может получить доступ к документу, который не предназначен для просмотра третьими лицами.
Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям	В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, кража, стихийное бедствие), бумажный архив финансовых документов предприятия оказывается крайне незащищенным.
Низкий уровень структурированности	Зачастую документы отсортированы неверно, находятся не в тех местах, где должны. Это затрудняет дальнейшую работу с архивом.

Законодательная база по использованию архивных документов

Архивные документы, будь это банальная выписка из протокола или первый экземпляр древнего фолианта, охраняются законом. За его нарушение можно понести ответственность, а незнание правил от нее не освобождает. Полезно уметь защитить и собственные права. Во избежание недоразумений следует ознакомиться с нормативно-правовыми актами, регламентирующими работу в архивах:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ « Об архивном деле в Российской Федерации ». Из главы второй вы узнаете, кому принадлежат документы, хранящиеся в российских архивах. Глава шестая регламентирует порядок доступа к ним.
2. « Основные Правила работы архивов организаций », одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Они ознакомят с принципами работы архива в целом. Из пункта 8.2 можно почерпнуть сведения о том, какие сведения можно получить по запросу (без посещения архива), а из пункта 8.4 – как работает читальный зал.
3. « Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации », утвержденные Приказом Росархива от 13.02.2002 №16. Особое внимание рекомендуется обратить на пункт 3.4. В нем рассказывается, за что архив может брать деньги, а за что – нет. Не стоит обделять вниманием и пункт 3.5, посвященный научно-методической работе.
4. Положение об Архивном фонде Российской академии наук , утвержденное Постановлением Президиума РАН от 21.06.1994 № 125. Оно регулирует работу архивов, содержащих наиболее ценные файлы для научных исследований.

Наконец, вспомним статью 13.20 КоАП РФ . Ею предусмотрена ответственность за нарушение правил использования архивных документов.

Требования к месту хранения документов

Внутри компании архивное хранение документов организовывают в специализированных зданиях или же отдельных, изолированных комнатах. При этом строго запрещены излишнее отопление и высокая влажность в помещении. Это важнейшие критерии хранения архивных документов. При этом для разных носителей данных необходим свой режим. А именно:

1. Бумаги: 18-20 °С, влажность воздуха – 52-57%.
2. Пленки: черно-белые — 16 °С, цветные — 3-6 °С. Влажность воздуха — 41–44%.
3. Магнитные ленты и диски: 16-19 °С, влажность воздуха — 52-64%.

Невозможно расположение документов вблизи складов с пищей и химией, а также мест быстрого питания, столовых. Кроме того, должно быть предусмотрено отдельное помещение для приема бумаг, в котором будет происходить акклиматизация документации. Иногда такие комнаты используют для кратковременного хранения различных носителей данных.

Помещение должно содержать необходимые каталожные полки, стеллажи и еще архивные папки, специальные коробы. Особо нужные и экономически ценные документы располагают в шкафах из металла, на которых есть сейфовые замки. Кроме основных требований, существуют и другие, не менее важные условия:

1. Безопасность. Архивные помещения должны быть устойчивы к возгоранию, защищены от затоплений, в наличии есть запасной выход. Расстояние документов от источника тепла (в том числе окон) — не менее 0,6 м. Располагать бумаги вплотную к ним категорически запрещено.
2. Использование трубопроводов, изолированных только с помощью защитных средств.
3. Скрытые герметичные розетки и электрическая проводка.
4. Строгий запрет на эксплуатацию всех нагревательных приборов. Также не допускаются продукты питания и другие предметы, не имеющие отношения к хранению документации.
5. В наличии обязательно должны быть передвижные или стационарные стеллажи из металла. Бумаги на них лучше расположить в коробках или связках. При этом расстояние в главном проходе будет составлять не менее 1,3 м, а между стеллажами – 0,7 м. Расстояние от нижнего ящика – не менее 0,1 м, а от стеллажа до стены – не более 0,5 м.

Также обязательное требование к хранению: расположение шкафов перпендикулярно по отношению к стенам, окнам и элементам питания.

В здании хранения архивных бумаг допустим искусственный и естественный свет. При этом важно не допустить, чтобы на документацию попадали прямые солнечные лучи. Если используются лампы накаливания, сверху каждой должен быть установлен защитный плафон. Люминесцентные приборы следует выбирать с небольшим УФ-спектром.

Правовое регулирование

Процесс подготовки необходимых документов и передачи их в архив регламентируется законами № 125-ФЗ от 22.10.04 и № 402-ФЗ от 06.12.11, а также приказами Минкультуры РФ № 558 от 25.08.10 и № 1182 от 31.07.07. Если речь идет о прекращении работы предприятий с длительной историей, применению подлежит также распоряжение Главного архива СССР от 15.08.88. Нормативный акт используется в отношении дел, сформированных в 80–90 годы ушедшего столетия.

Большое значение имеют и договорные отношения (п.10 статьи 23 закона 125-ФЗ). Территориальными подразделениями Федеральной архивной службы РФ от негосударственных организаций принимаются только сведения по личному составу. Остальные бумаги и материалы компании вынуждены хранить самостоятельно. Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить. Выходом становится заключение договора. Подписать контракт на оказание услуги можно с государственной структурой или специализированным центром.

Несколько иначе вопрос стоит при реорганизации предприятия. Дела в этой ситуации передаются компании-правопреемнице. Если прекращению подлежит деятельность филиала или представительства, архив просто перемещают в центр. Документацию нужно передать вышестоящей организации по правилам, установленным локальными инструкциями и положениями. В этом случае санкции фирме не грозят.

Какие документы остаются после ликвидации?

Конкретного перечня документов, которые должны остаться после того, как предприятие завершит свою деятельность, нет. Есть лишь требование закона о том, что отчетные бланки и первичная документация должны храниться в течение соответствующего времени.

Даже если организация уже не действует, впоследствии часть документации может быть запрошена в судебном порядке из места хранения. Например, информация о том, что гражданин работал именно в этом месте. Так как личные дела сотрудников будут храниться в архиве, сведения из них выдаются по запросу.

Какие еще могут быть документы:

• личная переписка;
• договоры с контрагентами;
• кадровые документы сотрудников;
• учредительные документы;
• бухгалтерские бумаги и т. д.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

После того, как ООО ликвидировано, его документы необходимо хранить определенный период времени, установленный Приказом Минкультуры №558, а также следующими нормативными актами:

1. Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
2. Постановление Правительства 1137 (устанавливает порядок использования документов плательщиками НДС).

Важно! При соблюдении сроков хранения документов не будет иметь значение действует ООО или ликвидировано.

Сроки хранения предусматриваются нормами действующего законодательства для определенных категорий документов, задействованных в хозяйственной деятельности общества. Рассмотрим основные категории документов и сроки их хранения:

Основные категории документов	Что в себя включают	Сроки хранения
Документы по личному составу	Личные дела работников и персональные карточки	75 лет
Аттестационные документы	45 лет
Документы кадровой отчетности	Табели учета рабочего времени Расчеты о премировании работников Документы, имеющие отношения к судебным спорам	5 лет
Первичная документация, бухгалтерская отчетность	Регистры бухучета Балансы Отчеты о прибылях и убытках Кассовая отчетность	5 лет
Документы налогового учета	Декларации расчеты	5 лет
	Книги учета продаж, покупок Счета-фактуры	4 года

Данный перечень документов не является исчерпывающим, мы рассмотрели только ключевые документы, применяемые в деятельности общества.

Типовые управленческие документы

Типовые управленческие документы, которые образуются в процессе действия организаций, хранятся в соответствии с «Перечнем…», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380).

Например, доверенности, выданные сотрудникам или филиалам, представительствам организации, должны храниться 5 лет.

Столько же должны храниться таможенные декларации.

Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц должны храниться постоянно.

Перечень содержит 1003 позиции по типам документов и для каждого свой срок хранения.

Мне кажется, сотрудник, отвечающий за делопроизводство в компании, а иногда это сам директор, должен хоть один раз в этот Перечень заглянуть.

Юридическое лицо ликвидируется, а документы нет

Ликвидация предприятия не предполагает уничтожения его документов. Если у предприятия не было специального договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России (а у большинства частных коммерческих обществ его нет), государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества.

Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим, если ликвидация осуществляется в форме банкротства.

Получается, что документы бухгалтерского учета должен хранить у себя ликвидатор (или управляющий) в течение 4 лет после исключения общества из реестра за свой счет. Совершенно очевидно, что практически все ликвидаторы частных коммерческих предприятий этого требования не соблюдают, и после ликвидации бухгалтерские документы уничтожаются.

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия

Договор с архивным фондом Собственник, который передает документацию на хранение в архивные органы, сохраняет за собой право собственности на эти документы. Если работники архива нарушают правила хранения документации, он может добиться возврата важных бумаг себе на руки через суд. С целью реализации прав всех участников, между собственником документов и архивом составляется соответствующий договор.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации 1. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда; 4. Личные карточки формы Т-2 в том числе временных работников ; 5. Личные дела уволенных заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы.

Сдача документов в архив организации

АРХИВАРИУСЪ оказывает полный спектр услуг по подготовке и передаче документов на хранение в федеральный, региональный или ведомственный архив:

• Экспертизу ценности документов. Она нужна для того, чтобы отобрать документацию, которая подлежит передаче на государственное хранение.
• Архивирование. Эта услуга предполагает систематизацию и нумерацию листов в деле, переплет, оформление листа-заверителя и составление внутренней описи.
• Составление описей, предисловий к ним, исторических справок, актов и др.
• Согласование документов на экспертно-проверочной комиссии архива.
• Передача документов в архив с получением соответствующего акта о приеме документов.

У разной документации есть определенные сроки обязательного хранения. Та, которая содержит информацию о работе сотрудников, хранится дольше всего — 75 лет, а документы созданные после 2003 года — 50 лет, поскольку им на протяжении этого времени может понадобиться информация о трудовом стаже и других обстоятельствах наемного труда. Уставные документы хранятся 5 лет. Другие бумаги, не требующие обязательного хранения после ликвидации или банкротства, следует уничтожить в установленном порядке. Те, которые не требуют обязательной сдачи в архив, нужно сохранить в подходящем месте или передать в коммерческую службу хранения.

• решение и свидетельство о ликвидации или банкротстве;
• личные дела, трудовые контракты, лицевые счета работников;
• приказы о приеме, увольнении;
• документы о льготах, пособиях.

Если на предприятии были вредные условия труда, также понадобится направить в архив всю соответствующую документацию, подтверждающую работу сотрудников и оплату.

Иногда начиная разбираться, какие документы сдают в архив, организация сталкивается со сложностями — не хватает требуемых экземпляров бумаг. В этом случае на помощь придут профессионалы, которые правильно восстановят недостающие документы и подготовят полный пакет для передачи в архив. Наши сотрудники обладают большим опытом работы, связанной с архивированием, и помогают организациям любого уровня.

При банкротстве предприятия ответственность за сдачу архива несут конкурсные управляющие. Данная процедура очень сложна для неосведомленных лиц и должна выполняться профессионалами, проще обратиться к нам, чем пытаться что-то сделать самим. Не теряйте времени — оно бесценно! Наша компания при заключении договора обязуется в установленные сроки передать на постоянное хранение особенно ценные и уникальные документы Вашей фирмы. Вся документация пройдет процедуру упорядочения в соответствии с научно-справочным аппаратом.

Сдача документов по личному составу в государственный архив нужна в первую очередь для того, что бы работники могли подтвердить свой стаж и заработную плату. А принимая документы на хранение, сотрудники государственного архива проверяют каждое дело на правильность составления, поэтому нельзя просто привезти и оставить там документы. Нужна архивная обработка, согласно правилам государственного архива. Также у разных подразделений архива имеются в запасе свои, уникальные требования к документам, принимаемым ими на хранение.

Вся кадровая документация, например, личные дела работников, личные карточки Т-2, трудовые договоры ликвидируемой организации, подлежат хранению в государственном архиве. Передача документов в архив при банкротстве в соответствии с законодательством РФ является обязательной. Помимо всего перечисленного, к сформированным делам необходимо прикрепить описи и предисловия к ним. Без такого научно-справочного аппарата Вашу документацию не примет ни один архив.

Посмотреть все статьи

• Передача документов в архив при ликвидации
• Архивная обработка документов
• Вывоз и уничтожение документов
• Систематизация документов
• Архивно-переплётные работы
• Организация электронного архива
• Хранение документов
• Сканирование документов
• Ввод данных
• Номенклатура дел
• Опись документов
• Аренда работников

• Внедрение электронного архива
• Сканирование документов A4
• Оцифровка бумажных архивов
• Сканирование документов А3
• Сканирование и распознавание документов
• Электронный архив программа
• Электронный архив проектной документации
• Электронный архив финансовых документов
• Корпоративный электронный архив

Куда сдавать кадровые документы при ликвидации?

Подготавливая документы в архив при ликвидации Общества с ограниченной ответственностью или ИП, владельцы часто задаются вопросом: что делать с кадровыми делами? Ответ прост: их также необходимо сдавать в государственный архив, придерживаясь следующих правил:

• каждый документ должен быть должным образом и в полном объеме заполнен, при необходимости содержать подписи должностных лиц и печать, предоставленных в полном объеме (комплекте);
• должна быть проведена экспертиза ценности, по результатам которой все документы формируются в дела, нумеруются, заносятся в опись и переплетаются в архивный переплет;
• подготавливаются предисловия к описям, историческая справка;
• проводится согласование с представителем архива качества проведенной архивной обработки (визуальное изучение каждого дела и состава описи).

Собственники компаний, передающие документы на архивное хранение, продолжают оставаться собственниками данной документации. Нарушение правил хранения со стороны работников учреждения, может стать основанием для передачи наиболее важных документов на хранение собственника. Такая процедура осуществляется исключительно в рамках судопроизводства.

Реализовать права, возникающие в процессе хранения, позволяет договор, заключаемый с соответствующим архивным учреждением, относящимся к федеральной структуре архивов.

Основными положениями такого договора является период и порядок осуществления действий по хранению передаваемой документации. Архивное учреждение и ликвидируемое предприятие в обязательном порядке заключает договор о хранении документов, касающихся личного состава. В качестве заказчика услуги хранения выступит ликвидационная комиссия.

Направить документацию на хранение можно и в частный архив. Для этого также потребуется заключение договора о хранении. Как правило, условия такого договора предусматривают обязанность собственника подготовить документы и уничтожить их по окончанию срока хранения за счет собственных средств.

Порядок оплаты услуг архивного учреждения определяется ликвидатором еще до момента передачи документов. Средства, требуемые для данной цели, устанавливаются в отдельной статье расходов ликвидационного баланса.

Передача документов в архив при ликвидации предприятия (порядок)

В ходе ликвидации предприятия по решению собственника после прохождения проверок в налоговой и пенсионном фонде, обязательно возникает вопрос о передаче определенной документации в местный отдел архивной службы. Справка из архива о принятии документов (чаще это акт приема-передачи документов в архив) входит в перечень обязательных документов, которые подаются государственному регистратору при окончании процедуры ликвидации предприятия по решению собственника.

Итак, документы для передачи в архив формируются по делам. Для среднестатистического предприятия, которое работало с небольшим штатом обычно это 3 (три) дела с учредительными документами, кадровой, бухгалтерской документацией, отчетностью в пенсионный фонд.

Как Вы понимаете, одна из основных целей сдачи документов в архив — это необходимость получения работниками предприятия в будущем соответствующих справок для расчета пенсий. Ведомости в таких справках как раз и будут основываться на данных ранее переданных в архив документах.

Если более детально, то в число документов, которые подлежат обязательной передаче в архив при ликвидации предприятия входят следующие:

Какие документы нужно передавать на хранение

В государственный или муниципальный архив должны быть отправлены документы постоянного срока хранения, документы по личному составу сроком хранения 75 лет и (внимание!) документы временного срока хранения (до 10 лет), сроки хранения которых не истекли. Требование о передаче на архивное хранение документов временного хранения содержится в ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, в п. 10 ст. 12 закона установлено: «При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом». Если вспомнить, что среди документов временного хранения может оказаться важная юридическая и бухгалтерская документация, то данное положение выглядит рационально обоснованным с точки зрения закона.

Напомним, что сроки хранения документов определяются в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для быстрого определения сроков хранения можно воспользоваться бесплатным интернет-сервисом.

Похожие записи:

• Минтруд назвал размер пособия по безработице на 2023 год
• ВС пояснил, когда можно не платить взносы в садовое товарищество
• Как поменять иностранные водительские права на российские?