Компенсация ГСМ: что это такое, кому и как ее выплачивают

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация ГСМ: что это такое, кому и как ее выплачивают». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Издержки на ГСМ относятся к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника, поэтому компенсация ГСМ — это работа и обязанность сотрудников бухгалтерии. Расходы они признают полностью и отражают проводками.

Бухгалтерский и налоговый учет

Дебет	Кредит	Операция
20, 25, 26, 44	73	Компенсация начислена и учтена в расходах
73	50, 51	Выплачено возмещение издержек

Компенсировать затраты работнику можно и в конверте. Это до сих пор популярно в организациях, но рискованно.

Какие налоги. С выплат работнику фирма не платит НДФЛ, страховые взносы. Выплаты нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль. Но чтобы получить наличные средства, фирма рискует и несет расходы. Кто-то получает наличные от выплат дивидендов, и это дополнительные 13 или 15 % налога. Кто-то сотрудничает с фирмами-однодневками, что чревато налоговыми претензиями и блокировкой расчетного счета службой банка по 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов. »

При этой схеме работы документы с работником часто не оформляют. А если оформляют, то не упоминают в официальных документах фирмы разъездной характер работы сотрудника и его автомобиль. Чтобы работник, получив наличку, не пошел потом в суд с требованием о выплате ему официальной компенсации за использование личного авто.

Использование личного транспорта в служебных целях

Автор: Шадрина Т., эксперт журнала

В предыдущих номерах нашего журнала тема использования личного имущества работника в служебных целях освещалась на раз. В этой статье более подробно рассмотрим эксплуатацию личного автомобиля. Необходимость его использования может возникнуть уже в процессе работы, а может оговариваться при приеме на работу. В любом случае использование личного автомобиля в служебных целях должно быть оформлено надлежащим образом. Кроме того, работник вправе рассчитывать на компенсацию за использование, износ (амортизацию) автомобиля. Расскажем, какие документы нужно оформить и в каком случае работнику полагается компенсация.

Есть два способа оформления использования личного автомобиля работником в служебных целях:

1. В трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему предусматривается возможность использования имущества работника и определяется размер компенсации за использование, износ, амортизацию.

Рассмотрим эти варианты подробнее.

Личный автомобиль используется в производственных целях: как учесть топливо

Очень часто использование личного автомобиля в служебных целях оформляется как аренда автомобиля без экипажа. Сотрудник выступает в роли арендодателя и сдает собственную машину компании, в которой работает.

В свою очередь работодатель является арендатором и ежемесячно начисляет сотруднику арендную плату. При этом в договоре есть пункт о том, что расходы на ГСМ, техобслуживание и ремонт несет арендатор, то есть организация.

На практике такой вариант вызывает много сложностей, потому что сотрудник-арендодатель ездит на своей машине и в рабочее, и в свободное время. Соответственно, часть бензина расходуется на служебные поездки, а часть — на личные. В результате трудно определить, какую сумму можно списать на расходы компании, а какую должен заплатить сам водитель.

Чтобы получить обоснованные данные о «производственном» расходе топлива, организации разрабатывают и утверждают некую систему контроля. Чаще всего встречаются системы, основанные на учете по путевым листам, и системы, в основе которых лежат лимиты.

Договор аренды ТС без экипажа образец бланк

Для того, чтобы передвигаться на автомобиле, не обязательно иметь его в собственности.

Законодательство нашей страны предоставляет возможность взять транспортное средство (далее ТС) в аренду. Для этого необходимо будет оформить соглашение об аренде.

Виды договора аренды ТС

Аренда ТС бывает двух видов.

Первый из них предполагает наем автомашины вместе с водителем. Этот способ удобен тем, что у арендатора не будет проблем, связанных с проведением технического обслуживания и обеспечения сохранности машины от возможных повреждений и так далее. Но, такой способ аренды несет в себе увеличение платы за пользованием машиной и водителем.

Второй способ предполагает, что арендатор принимает во временное пользование только ТС (без экипажа).

Каждый из этих способов несет в себе свои отличительные особенности и черты. Они отображаются в арендном соглашении. О том, как правильно составить договор об аренде ТС без шофера пойдет речь далее. Об аренде с экипажем можно прочитать в соответствующем разделе нашего сайта.

Общие требования к договору аренды ТС без экипажа

Данный тип соглашения имеет свободную простую письменную форму. Об этом говорится в законодательных актах России, в частности в Гражданском кодексе РФ. Но, это не означает, что его написание не подчиняется никаким правилам. Эти общепринятые нормы также прописаны в законах.

Соглашение должно иметь несколько обязательных записей. Так, например, в нем должны быть указаны дата составления (подписания), название города, в котором происходила сделка, название документа, подписи сторон-участников с расшифровкой.

Обязательно должна быть преамбула. Это вводная часть текста. В ней необходимо определить участников сделки. Для частных (физических) лиц достаточно указания Фамилии, Имени, Общества.

А вот для компаний необходимо указать их форму собственности и название. Кроме этого нужно прописать ФИО полномочного представителя, который будет производить подписание. Но и это еще не все. Нужно указать документ, на основании которого эти полномочия имеют место.

Текст соглашения содержит все условия сделки. Он разбивается на разделы. А те, в свою очередь – на пункты. Основным разделом является предмет соглашения.

Он представляет собой передачу во временное пользование ТС за установленную арендную плату с последующим возвратом автомобиля. В этом разделе необходимо указать полную информацию о ТС. Ее переписывают из технического паспорта.

Так же основными разделами будут:

• размер и порядок оплаты;
• срок действия аренды;
• порядок передачи ТС;
• и так далее.

Важно указать, кто должен проводить необходимые мероприятия для поддержания работоспособного состояния ТС и за чьи средства. Так как экипаж не арендуется, это обязанность арендатора (включая оплату страховки).

Ниже расположен типовой бланк и образец договор аренды ТС без экипажа, вариант которого можно скачать бесплатно.

Определение размеров компенсации

При определении размеров компенсации учитываются фактически понесенные работником расходы, подтвержденные специальными документами: чеками с АЗС, путевыми листами и т.д. Во внимание принимаются и технические характеристики транспортного средства.

Нормы выплат установлены соответствующим Постановлением Правительства. Максимальный их размер ограничивается следующими показателями:

• для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 см3 включительно – 1200 рублей в месяц;
• для легковых автомобилей с объемом двигателя выше 2000 см3 – 1500 рублей в месяц;
• для мотоциклов – 600 рублей в месяц.

Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.

ООО «Рассвет»

ПРИКАЗ №5

г. Москва

1 июня 2021 г.

Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ

ПРИКАЗЫВАЮ: 1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу. 2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок. 3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля. 4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.

Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.

С приказом ознакомлены:

главный инженер Мартынов А.А. заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И. главный бухгалтер Михалкова Т.В.

ФАЙЛЫ

Компенсация бензина и использование личного автомобиля в служебных целях

Уточните пожалуйста ответ на вопрос № 492111 от 16.02.2015.1) Будет ли ограничиваться размер компенсации работнику расходов на бензин конкретной суммой или вся сумма расходов на бензин согласно чеков и путевых листов подлежит возмещению?2) по каким кодам КОСГУ будет производиться выплата:компенсации за бензин;компенсации за использование личного автотранспорта?

сообщаем следующее: 1. Нет, не будет. Вся сумма подлежит возмещению согласно подтверждающим документам. Поскольку расходы на бензин для автомобиля означают оплату проезда к месту командировки.

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить оплату проезда.

2. Расходы на возмещение компенсации ГСМ и компенсации за использование личного транспорта для служебных целей отразите по подстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты».

Как предприятию сэкономить на налогах?

Если предприятие находится на ОСН (общая система налогообложения) или УСН «Доходы минус расходы» (один из видов упрощенной системы налогообложения), то затраты на аренду автомобиля, оказание транспортных услуг или выплату компенсации в рамках трудового договора могут быть учтены для уменьшения налогооблагаемой базы. Правда, в последнем случае для легковых автомобилей сумма вычета ограничена законодательно.

В случае аренды автомобиля на ОСН, в зачет расходов идет не только арендная плата, но также:

• ГСМ и другие расходники;
• проведение текущего и капитального ремонта авто;
• ТО, мойка, оплата парковки и стоянка для машины;
• страховка;
• оплата труда водителя.

Причем расходами, уменьшающими налогооблагаемую базу, признаются только документально подтвержденные затраты. При этом они должны быть экономически обоснованы.

Основания для использования личного автомобиля в рабочих целях

Потребность использования автомобиля сотрудника возникает при разъездном характере обязанностей и отсутствии на предприятии достаточного парка транспортных средств (ТС). Возможность перемещения по служебным заданиям на собственном ТС достигается соглашением между руководителем и сотрудником. Работодатель должен издать письменное распоряжение с указанием:

• Характеристик работ, для исполнения которых требуются перемещения. Законодательством не определена частота или продолжительность выездов для определенных видов работ. Работодатель устанавливает график самостоятельно.
• Перечня должностей, при занятии которых необходима работа вне офиса.
• Видов затрат, оплачиваемых работнику.

Необходимость перемещений для ряда работ должна быть связана с регулярным исполнением должностных обязанностей и не носить случайный характер.

Пример об отказе в покрытии затрат. Работнику компании в соответствии с должностной инструкцией вменена ежемесячная обязанность по проверке филиала предприятия. Для перемещения в командировке сотрудник использовал личный транспорт. В просьбе о ежемесячном покрытии расходов лицу было отказано. Расходы на ГСМ по разовым командировкам работнику оплачиваются по авансовому отчету на основании кассовых чеков АЗС.

Основание для компенсации личного авто

Основные условия выплат за применение в работе личных авто урегулированы законодательно, поэтому нужно учесть такие основания для выплаты:

• приказ руководителя, отражающего сумму компенсации на основании приложенных документов
• произведение работнику выплаты при использовании для работы, связанной с разъездами по должностной инструкции
• размер компенсации с учетом законодательства
• выплата производится 1 раз в месяц
• когда работник на пользуется личным авто, компенсация не выдается

Использование имущества работников в виде автомобиля для целей работы сотрудником, как то: износ, ремонт, стоянка, бензин, должно быть оформлено документально. Можно использовать такие варианты:

1. выплата компенсации по ТК РФ
2. заключение договор аренды
3. оформление безвозмездного пользования

Во всех случаях есть выгода и недостатки как для сотрудника, так и для работодателя.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Договор аренды личного автомобиля

При заключении такого договора нужно учесть, что оформляется он только как без экипажа (работник передает машину без услуг водителя).

При оформлении аренды имеются такие стороны выгоды и недостатков:

Сторона	Выгода	Недостатки
Работодатель	Оформляется по акту приема-передачи и учет на счете 001 (арендованное авто), налоги за основное средство не платятся	Аренду нужно платить даже если работник не работает (отпуск, больничный), привязка к договору, приостановление действия такого договора не регулируется ГК РФ
Работник	Фиксированная стабильная выплата, если не предусмотрено договором другое	Получение арендной платы даже если не работает, если не предусмотрено договором другое, но размер арендной платы снижается на сумму НДФЛ

Определяем размер компенсации

Бухгалтерами, осуществляющими расчет и перечисление компенсации работнику, будет браться в расчет величина выплат, указанная в соглашении. Учитываются документально подтвержденные затраты.
Например, трудовым соглашением предусмотрена ежемесячная сумма компенсации в размере 6000 рублей. Затраты на бензин оплачиваются отдельно. Сотрудник ежемесячно предоставляет в бухгалтерию чеки на покупку бензина на заправочных станциях. Таким образом, к ежемесячной выплате 6000 рублей добавляется сумма затрат на бензин. Итоговая сумма и будет перечислена работнику в качестве компенсации.

При наличии в месяце отпускных дней, сумма ежемесячной фиксированной компенсации будет уменьшена исходя из количества дней отпуска. Не будет выплачена компенсация и за время нахождения на больничном.

Особенности учета ГСМ на предприятии в 2020 году

> бухучет > Особенности учета ГСМ на предприятии в 2020 году

Использование любого вида транспорта на предприятии неразрывно связано с учетом ГСМ. В статье разберемся с особенностями учета горюче-смазочных материалов. Что такое нормы расхода ГСМ, как их рассчитать, как списать ГСМ в расходы предприятия, как происходит бухгалтерский учет списания топлива и какие проводки выполняются? На все эти вопросы постараемся ответить в статье ниже.

Учет ГСМ на предприятии и расчет нормы его расхода обычно вызывает массу вопросов у бухгалтеров. Правильное списание расходов на эксплуатацию и обслуживание транспортных средств очень важно, ведь эти расходы уменьшают базу для исчисления налога на прибыль.

Прежде всего, нужно помнить, что расходы на горюче-смазочные материалы должны быть правильно рассчитаны, документально подтверждены и экономически обоснованны. Это очень важный момент, ведь только при соблюдении трех вышеуказанных условий затраты на ГСМ можно списать в расходы организации.

Вы должны быть готовы к тому, что при любой проверке налогового органа вы сможете обосновать необходимость таких затрат, сможете предъявить все подтверждающие документы.

В организации должен быть оформлен приказ о списании ГСМ и топлива.

Компенсация за использование личного автомобиля. Путевые листы и ГСМ

Организация выплачивает некоторым работникам компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях. Сумма компенсации небольшая, расходы на бензин не покрывает.

Можно ли отдельно оплачивать ГСМ, чтобы данные расходы учитывались для налогообложения прибыли? Нужны ли путевые листы?

Согласно ст. 188 Трудового кодекса

РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается
компенсация
за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением

сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
То есть Вы можете установить сумму компенсации в любом размере.
Но учесть для целей налогообложения

можно будет
только определенную сумму
.

В соответствии с п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ
к прочим расходам
, связанным с производством и реализацией, для целей налогообложения прибыли относятся
расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей
и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

П. 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92 установлены следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации

за использование для служебных поездок личных
легковых автомобилей и мотоциклов
, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

легковые автомобили с рабочим объемом двигателя	(рублей в месяц)
до 2000 куб. см включительно	– 1 200
свыше 2000 куб. см	– 1 500.

Правила учета ГСМ — нормативы

Компании имеют право на утверждение собственного лимита расходования топлива:

• заимствуют сведения о расходовании ГСМ из технической документации на машину;
• собирают комиссию и производят замеры.

Замеры расхода бензина производятся по следующей схеме (отдельно для порожнего и груженого ТС, для летних и зимних поездок, для простоя с включенным двигателем и т.д.):

1. В пустой бак заливается бензин, фиксируется его объем.
2. Автомобиль ездит до момента полного опорожнения бензобака.
3. По спидометру определяется, сколько километров авто проехало до опустошения бака.
4. Определяется, сколько топлива требуется для проезда 1 километра (число литров делится на количество километров).
5. Составляется акт комиссии с подписями всех ее членов.

Похожие записи:

• Форма Р14001. Внесение изменений в ЕГРЮЛ
• Возврат мебели в магазин по закону о защите прав потребителей
• 3 группа инвалидности в 2022 году