Может ли работодатель принять электронную справку о зарплате для расчета пособий
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Может ли работодатель принять электронную справку о зарплате для расчета пособий». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Справку работнику выдает работодатель в день увольнения без заявления или в любой день по личному письменному запросу. Письменная просьба фиксируется в локальных актах предприятия, справка выдается не позднее 3-х дней с момента регистрации заявления, которое составляется по шаблону, разработанному в конкретной организации, или в свободной форме.
Правила формирования справки № 182н
В приказе не указаны строгие правила формирования справки, т.е. ее можно заполнять или в печатной форме на компьютере, или от руки, но тогда для этого нужно использовать чернила синего или черного цвета (п. 5, 6 Приказа № 182н). Если используется первый способ, то можно добавлять новые строчки и изменять шрифт при необходимости (Письмо ФСС от 24.07.2013 г. № 15-02-01/12-5174л).
Раньше справку должны были подписывать директор и главбух. Однако на основании Приказа Минтруда от 10.01.2022 г. № 1н с 20 февраля 2022 года подпись главбуха исключили из справки.
На бланке справки можно поставить печать компании, но это не обязательный реквизит документа. Если организация использует печать и поставит ее на справке, то она не должна перекрывать подпись директора (п. 7 Приказа № 182н).
Если на справке нет печати, тогда к ней прилагают заверенные копии:
- документов, подтверждающих право подписанта действовать от имени компании без доверенности;
- доверенности на подписание справки с приложением подтверждающих документов.
Как учитывать повышение зарплаты при расчете среднего заработка?
Если в расчетном периоде или после него, но до даты увольнения работника в организации, филиале или структурном подразделении, где он трудился, была повышена зарплата всем работникам, выплаты, учитываемые при расчете среднего заработка, надо проиндексировать – увеличить на коэффициент индексации.
|
Период повышения зарплаты |
Порядок индексации |
|
В расчетном периоде |
Индексируются выплаты, начисленные за предшествующий повышению период |
|
После расчетного периода, но до дня увольнения работника |
Индексируется средний заработок, исчисленный за расчетный период |
|
После дня увольнения работника |
Индексация не производится |
Где взять справку о сумме заработка за 2 года для расчета больничного листа?
Увольняющемуся работнику в выдаче справки 182н отказать нельзя. Когда именно были прекращены трудовые отношения не имеет значения, работодателем выдается справка даже если со дня увольнения прошло много лет. При отказе в выдаче документа о сумме заработка за 2 года бывший сотрудник вправе указать на данное нарушение норм закона путем обращения в инспекцию по труду или суд.
Как правило, бухгалтерия выдает справку бывшему работнику при увольнении, и также требует ее у вновь принятых специалистов, совмещающих несколько мест работы.
Примеры по расчету средней заработной платы
Пример №1 Как определить среднею заработную плату
Среднемесячное число рабочих дней в расчетном периоде — 20,67 раб. дн. (62 раб. дн. / 3 мес.).
Пример№2 Как определить средний заработок при суммированном учете рабочего времени?
В данном случае средняя заработная плата определяется путем умножения среднего часового заработка на среднемесячное количество рабочих часов в расчетном периоде в зависимости от установленной продолжительности рабочей недели.
Сотрудник был уволен 05.05.2015. Он обратился к работодателю с просьбой предоставить ему справку о среднем заработке для службы занятости. В расчетный период (с 01.02.2015 по 30.04.2015) работнику был установлен суммированный учет рабочего времени. Количество рабочих часов по графику 40-часовой рабочей недели составило:
Рассчитаем средний заработок работника для службы занятости.
- Определим средний часовой заработок:
- Определим средний заработок, который необходимо указать в справке, представляемой в органы службы занятости:
Основные правила заполнения документа
Справка 182н новая форма с 2017 года несколько отличается от тех, что выдавались в предыдущие года. Главным новшеством здесь является указание на управление взносами через ФНС, а также ссылки на необходимые главы НК РФ.
Документ можно заполнять как на компьютере, так и распечатанный бланк от руки. Для справки установлена специальная форма, однако она не является строгой — ответственное лицо может менять в ней шрифт, а также добавлять либо убирать строки для более полного и качественного отражения сведений о работнике и работодателе.
Если заполнение выполняется от руки, то для занесения сведений нужно использовать ручки синего либо черного цвета. Каждая буква либо символ должны записываться четко, и не допускать двойственного толкования либо прочтения. Также в документе не должно быть любых зачеркиваний, исправлений, ошибок — если такое произошло, то бланк нужно выписать заново.
При указании сведений все данные нужно брать только из бухгалтерской документации либо отчетов. На организацию могут накладываться штрафные санкции если выяснится, что указанные в справке сведения являются неверными.
На справку обязательно должен ставиться оттиск печати предпринимателя либо фирмы.
Но в связи с тем, что закон сейчас разрешает не использовать печать, то в этом случае вместе со справкой работнику должны выдаваться:
- Документ, который подтверждает полномочия лица, подписавшего эту справку, выполнять такого рода действия без оформления доверенности;
- Доверенность, дающая полномочия подписывать эту справку, а также документы, подтверждающие полномочия лица, оформившего данную доверенность;
- Если справку выписывает предприниматель, то нужно приложить копию документа, подтверждающего его личность;
- Копию документа о постановке работодателя на учет как предпринимателя.
Поскольку справка выдается работодателями, кадровикам и бухгалтерам будут интересны следующие нормативно-правовые акты:
- Закон РФ № 1032-1 от 19.04.1991, в нем утвержден порядок исчисления размера выплаты. А необходимость ориентироваться на средний заработок за последние три месяца при его расчете упоминается в статьях 30 и 33.
- Постановление Минтруда РФ № 62 от 12.08.2003, которое определяет, как высчитать и подтвердить нужную сумму.
- Письмо Минтруда от 10.01.2019 № 16-5/В-5, где представлен образец справки для службы занятости 2020. Хотя эта форма — не унифицированная, а рекомендованная, она удобна и работодателям, и сотрудникам ЦЗН. Но если работник подтвердит средний доход за последние три месяца в свободной форме, отказать в постановке на учет по безработице и назначении пособия выше минимального ему не могут.
Выдача справки при ликвидации предприятия
Работнику может потребоваться справка вне зависимости от того существует ли фирма или она ликвидирована. Вся документация после прекращения деятельности фирмы сдается в архивные органы. Бывшему сотруднику следует обратиться в письменной форме за предоставлением интересующей его информации.
Далее, сотрудники архива по запросу осуществляют поиск зарплаты данного сотрудника в лицевых счетах ликвидированной организации. Поиск необходимой информации проводится в течение 30 дней.
После этого, составляется архивная справка или делается копия документа, которая направляется бывшему сотруднику в письменной форме. Также в архив можно обратиться по телефону и запросить информацию о зарплате по факсу.
В случае реорганизации предприятия, документация о начисленной зарплате может передаваться в вышестоящую структуру. Данные о средней зарплате можно узнать и у бывших главного бухгалтера или директора, если у вас близкие дружеские отношения.
Как стало в 2023 году
С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:
- ЕФС-1;
- Персонифицированные сведения по физическим лицам;
- Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.
Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.
Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:
|
Сведения |
Документы уволенному в 2022 |
Документы уволенному в 2023 |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Трудовая книжка или СТД-Р | Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1 |
| Информация о доходах в месяце увольнения | Расчетный листок | Расчетный листок |
| Информация для расчета БЛ | Справка 182Н | |
| Информация о доходах и СЗВ-М | Выписка из СЗВ-М | Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка) |
| Информация о взносах | Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами | РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения) |
| Информация о стаже | Выписка из СЗВ-стаж | ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения) |
Требования к заполнению
Справка для больничного с прошлого рабочего места обязательно содержит настоящие суммы ваших доходов за временной отрезок выполнения трудовых обязанностей в этой фирме. Ознакомимся с обязательными требованиями, предъявляемыми к заполнению:
- применение технических средств: компьютер или печатная машинка;
- должен быть использован бланк, назначенный для этой цели;
- если справка заполняется от руки, разрешено использование чернил только синего или черного цветов;
- в документе не должно быть помарок или поправок;
- печать не должна перекрывать подписи начальника и главного бухгалтера. Располагается она должна в левом нижнем углу документа.
Правовое и информационное обеспечение
| Номер закона | Название, примечания |
|---|---|
| ФЗ-255 (29.12.2006 г.) | «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» |
| Приказ Минтруда России от 30.04.2013 N 182н | «Об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений…» |
| Постановление Правительства РФ от 20 августа 2003 г. N 512 | «О перечне видов доходов, учитываемых при расчете среднедушевого дохода семьи и дохода одиноко проживающего гражданина для оказания им государственной социальной помощи». В нем утвержден список видов дохода, которые в совокупности учитываются при признании лица малоимущим и оказании ему социальной помощи. |
| ФЗ-44 (05.04.2003 г.) | «О порядке учета доходов и расчета среднедушевого дохода семьи и дохода одиноко проживающего гражданина для признания их малоимущими и оказания им государственной социальной помощи» |
| ФЗ-178 (17.07.1999 г., последняя редакция от 01.04.2019 г.) | «О государственной социальной помощи”. |
Заполнение вкладки «Уход за детьми» и прочих граф
Анализируя заполнение вкладки в программе под названием «Уход за детьми», в которой прописываются «Дни болезни», отмечается потребность внесения данных в программу в том случае, когда на руках у сотрудника имеются больничные листы, с тщательно прописанными в ней временными сроками. Аналогичным образом прописываются также вкладки, определенные программой как «Данные о страхователе», а также идентичными параметрами «Данные о лице, застрахованном».
В подобном случае, необходимо всего лишь корректно заполнить все поля в форме программы, предъявить внимание к каждой графе, не допустить ошибок и последующего некорректного внесения информации, не соответствующей действительности. Можно осуществить и печать данного документа, для чего предусмотрена в программе некоторая кнопка, расположенная в самой нижней части экрана, в специальной форме для пользователя.
Процедура внесения данных предоставленных справок пользователей
Чтобы можно было корректно внести справки, представленные сотрудниками, пребывающими в вашу организацию, пользователю нужно будет обязательно перейти в дальнейшем на соответствующую вкладку «Расчет заработной платы». В открывшемся меню подбирается некоторый пункт «Справки, предоставленные другими страхователями», который и позволяет оперативно воздавать нужные документы максимально качественно, оперативно и без каких-либо проблем, осложнений.
Создание нового документа осуществляется нажатием на специальную кнопку, после чего возникает опция «Работодатели». Важно, опция представляет собой своеобразный справочник данных, реестр, в котором внесены все сотрудники и организации, к которым ранее относился их трудовой путь. В данный пункт вносится свежая информации относительно организации, коммерческой структуры и компании, которая выдала справку. Обязательно пользователем необходимо прописывать данные относительно периода работы сотрудника в конкретной организации, внести информацию относительно заработка за указанное время. Для внесения подобных сведений предусмотрена специальная табличная форма, в которой также проставляется определенное количество дней, проведенных по болезни, если подобные сведения имеются в наличии.
Состав заработка в форме 182н
Справка о заработной плате 182н содержит суммарный доход за каждый год (календарный) работы на данном предприятии в хронологическом порядке.
В документе указываются только начисления, входящие в базу для уплаты взносов в ФСС.
Исходя из этого правила, в справке не указываются:
- начисления по больничному листу: за счёт ФСС и трёх дней за счёт работодателя;
- оплата отпуска по беременности и родам;
- пособия по уходу за ребёнком до 1,5 и 3 лет;
- единовременные пособия на рождение ребёнка;
- пособие вставшим в ранние сроки беременности на учёт;
- пособия на погребение;
- выходное пособие, если его сумма не превышает трёхкратный (для работников Крайнего Севера — шестикратный) среднемесячный заработок;
- материальная помощь до четырёх тысяч рублей за календарный год;
- материальная помощь на погребение;
- материальная помощь на рождение ребёнка;
- оплата услуг по договорам ГПХ и авторским договорам;
- некоторые прочие выплаты.
База для начисления пособия по страховым случаям определяется согласно статье 422 НК РФ (с 2019 года), статье 9 ФЗ от 24.07.2009 года № 212- ФЗ (до первого января 2019 года).
В каком случае выдается
Положения нормативных актов устанавливают, что справка для расчета больничного листа должна формироваться в момент увольнения работника и выдаваться ему в его окончательный день работы вместе с другими документами.
Если же работодатель проигнорировал данное правило или упустил этот момент и не выдал сотруднику данный документ, то уволенный сотрудник имеет право обратиться к нему с запросом. В этом случае у компании есть три дня, чтобы подготовить и выдать данную справку на руки работнику.
Запрос для гарантированного получения справки 182н нужно составить в письменном виде. При этом данное заявление он может подать лично, привлечь представителя по доверенности или же воспользоваться услугами почты.
Важно: если у работника несколько мест работы и у него наступил страховой случай, в результате которого нужно производить оплату больничного листа, законодательство устанавливает, что оплата его может производиться по одному месту.
Для этого физлицу нужно запросить эти справки у других своих работодателей. После того, как на руках у него будут все справки, он может сдать по выбранному для оплаты больничного месту работы эти документы.
Основные правила заполнения документа
При оформлении этого документа, нужно помнить, что справка 182н новая форма с 2019 должна заполняться с соблюдением следующих требований.
В этом документе отражается информация о том, что администрирование взносов находится в ведении налоговых органов, и руководствоваться при ее составлении нужно НК РФ.
При оформлении можно использовать ручное заполнение справки или же подготовить ее с использованием компьютера. В любом случае нужно помнить, что соблюдение ее специализированной формы обязательно.
В противном случае документ может быть признан недействительным. Однако, ответственное лицо может осуществлять изменение шрифта написания информация в справке, с целью конкретизации данных по фирме и застрахованном добавлять в документ строки и т. д.
При ручном заполнении документа исполнитель должен применять чернила черного и синего цветов. Сведение должны отражаться разборчиво. Не допускается двоякого толкования данных.
При допущении ошибки, нельзя производить ее исправления путем зачеркивания. Нужно заново оформить справку, указав правильные данные.
Важно: вносить сведения нужно в строгом соответствии с данными бухучета и бухгалтерской отчетности. Если информация, отражаемая в справке, является не достоверной, то компанию могут привлечь к ответственности.
Когда в компании существует печать, она обязательно должна присутствовать на справке.
Если устав не предусматривает наличие фирменной печати, то к справке нужно прикладывать следующие документы:
- Подтверждающие полномочия документы на право подписания должностным лицом справки без использования доверенности.
- Доверенность на лицо, которое составило и подписало справку 182 н, а также документы, подтверждающие полномочия лиц, подписавших доверенность.
- Когда работодателем выступает предприниматель, копию его удостоверения личности.
- Копию бланка, отражающего факт постановки физлица в качестве предпринимателя.
Основные ошибки при заполнении
Большинство ошибок, допускаемых бухгалтерией при заполнении справки 182н, касаются раздела 3, отражающем доходы работника, на которые на предприятии происходит начисление страховых взносов.
Специалисту необходимо помнить, что сюда не включаются суммы, на которые взносы по страхованию не начислялись.
Так же нельзя забывать, что в каждом году законодательством устанавливаются максимальные пределы, свыше которых суммы начислений не принимаются к расчету пособий. Поэтому когда заполняется данная справка при увольнении, если происходит превышение, необходимо отражать сумм установленного предела, действующего в соответствующем году.
Еще часто встречающимся упущением является не отражение в справке дохода работника, когда он вместе с выполнением работы на неполной рабочей норме совмещал уход за ребенком до полутора лет.
Бухгалтеру нужно в справке указывать и доход, полученный за не полностью отработанные им дни.
Ошибки допускаются и при внесении информации об отработанных днях. Отпуск по уходу за ребенком должен отражаться в разделе 4, в котором указываются дни, приходящиеся на болезнь.