Новые правила работы с больничными листами
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила работы с больничными листами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Заболевшему сотруднику должно быть выдано такое количество больничных листов, чтобы оно соответствовало количеству текущих работодателей. Подобная норма применялась при оформлении бумажных носителей. При электронной форме больничному листу присваивается единый номер, который сообщается всем страхователям.
Оформление электронного больничного.
Помимо бумажной формы, Порядком № 925н предусмотрено формирование больничного листа в электронном виде.
Для оформления листка нетрудоспособности в виде электронного документа лицу необходимо представить документ, удостоверяющий личность, а также страховой номер индивидуального лицевого счета гражданина в системе индивидуального (персонифицированного) учета – СНИЛС. Если гражданин согласен на получение больничного на бумажном носителе, достаточно представить документ, удостоверяющий личность (п. 5 Порядка № 925н).
Порядком № 925н предусмотрено отражение в электронном больничном листке по каждому заболевшему члену семьи (п. 45):
-
периода осуществления ухода за ним;
-
условий оказания медицинской помощи;
-
полных фамилии, имени и отчества (при наличии);
-
даты рождения;
-
кода причины нетрудоспособности;
-
родственной (семейной) связи:
-
СНИЛС члена семьи (при наличии);
-
кода по МКБ (Международная статистическая классификация болезней и проблем, связанных со здоровьем).
Код по МБК указывается автоматически при формировании электронного больничного. При этом если медицинская помощь была оказана в связи с такими заболеваниями, как туберкулез, онкология, детская онкология, дерматовенерология, психиатрия-наркология, ВИЧ-инфекция, психические расстройства и расстройства поведения, то код по МКБ не указывается.
Обратите внимание
Установлены случаи, когда листок нетрудоспособности должен быть выдан только в бумажной форме, в частности женщинам, уволенным в связи с ликвидацией организации, если они встали на биржу труда, а их беременность наступила за 12 месяцев до постановки на учет в качестве безработного.
Порядком № 925н установлено, что листок нетрудоспособности может быть продлен электронным больничным, а электронный – бумажным.
Организация должна хранить расчеты пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа.
Сведения в расчете пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам должны быть подписаны:
-
в бумажном больничном – собственноручной подписью главного бухгалтера или руководителя организации, если он возложил на себя обязанности главного бухгалтера, либо собственноручной подписью уполномоченного лица;
-
в электронном больничном – усиленной квалифицированной электронной подписью главного бухгалтера или руководителя организации, если он возложил на себя обязанности главного бухгалтера, либо усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.
Выдача листка нетрудоспособности по беременности и родам.
Порядком № 925н расширен перечень случаев оформления листка нетрудоспособности беременным.
Так, помимо общего случая выдачи больничного на 156 дней, если роды наступают в период от 22 до 30 недель беременности, листки нетрудоспособности будут оформляться:
-
на 194 календарных дня при многоплодных родах, наступивших в период от 22 до 28 недель беременности;
-
на 194 календарных дня при родах, наступивших от 22 до 27 недель беременности, и на 200 календарных дней при многоплодной беременности женщинам, проживающим (работающим) в населенных пунктах, подвергшихся радиации из-за аварии на Чернобыльской АЭС (в зоне проживания с правом на отселение), а также в населенных пунктах, подвергшихся радиационному загрязнению из-за аварии на производственном объединении «Маяк» и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча (п. 59 Порядка № 925н).
Оформление и исправление ошибок.
В отношении бумажного листка нетрудоспособности правила оформления практически не изменились. При этом в Порядке № 925н есть уточнение о том, что если пособие по нетрудоспособности или по беременности и родам лицу напрямую платит ФСС, то работодателю не нужно заполнять строки (поля) «за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации» и «ИТОГО начислено» (п. 73 Порядка № 925н).
Если же работнику оформлен электронный больничный, он сообщает работодателю его номер. По номеру больничного и СНИЛС сотрудника работодатель запрашивает в информационной системе «Соцстрах» сведения о листке нетрудоспособности (п. 72 Порядка № 925н). По полученным данным в программе автоматически рассчитывается пособие.
Если в листке нетрудоспособности выявлены ошибки, то согласно действующему порядку он считается испорченным и вместо него оформляется дубликат.
Пунктом 63 Порядка № 925н установлены случаи, когда дубликат листка нетрудоспособности выдается на бумажном носителе или оформляется в электронном виде:
-
наличие ошибок при заполнении;
-
порча или утрата больничного (до момента выплаты на его основании пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам);
-
изменение причины нетрудоспособности по решению врачебной комиссии.
Оплата электронного больничного листа: как рассчитывается выплата
Помимо того, что нужно понимать, как оплачивается больничный лист, нужно также знать, как оплатить электронный больничный, какие формулы использовать? Напомним, как электронный больничный лист, так и бумажный, оплачиваются абсолютно одинаково.
Выплаты по больничным зависят от размера МРОТ, установленного в стране. Минимальная стоимость дня по больничному начинается от этой суммы.
Для тех работников, у кого официальный общий трудовой стаж более восьми лет, оплачивается больничный лист по стандартной формуле: средний заработок работника Х 24 месяца / 730 дней = стоимость одного дня заработка. Получается, что выплата производится как за отработанный день, то есть в 100-процентном размере.
Для подсчёта общей суммы выплаты достаточно умножить полученный среднедневной доход на количество дней, указанных в больничном.
Если трудовой стаж работника менее восьми лет, то в расчёте выплат по электронному больничному помогут специальные коэффициенты.
При стаже до шести месяцев стоимость одного дня больничного будет рассчитываться от размера установленного на год МРОТ.
При стаже от шести месяцев до пяти лет вся сумма выплат по больничному будет рассчитана, как 60 % от рассчитанной средней стоимости одного дня.
При стаже от пяти до восьми лет вся сумма выплат по больничному будет рассчитана, как 80 % от рассчитанной средней стоимости одного дня.
Что важно: если больничный выдан работнику в связи с профессиональным заболеванием, производственной травмой или в связи с беременностью и родами, то вышеуказанные коэффициенты не применяются. Оплачивается больничный в таких ситуациях в 100-процентном размере.
Средний заработок считается за два года, что предшествовали получению сотрудником больничного.
Как оформить больничный, если сотрудник работает в нескольких компаниях
Нюансы и количество выдаваемых листков при занятости гражданина у нескольких работодателей приведены в таблице.
| Занятость последние 2 года, предшествующих году заболевания | Бумажный БЛ | Электронный ЭЛ |
| Страхователи не менялись | Количество соответствует числу работодателей | Номер единственного листка передаётся всем работодателям |
| Состав страхователей полностью изменился | Один листок нетрудоспособности (по выбору гражданина) | |
| Часть состава страхователей изменилась | Возможны оба варианта |
При формировании электронного больничного листа для нескольких работодателей допускается изменение таких реквизитов как: наименование страхователя, признак работы (основная или по совместительству), номер листа по основному месту работы. Бумажный вариант заполняется по ранее действующим правилам.
Сравнительная характеристика бланков
Переход на электронные носители листков нетрудоспособности имеет свои преимущества и недостатки при использовании. Сравнительная характеристика по ключевым параметрам представлена в таблице:
| Критерии оценки | Электронный бланк | Бумажный носитель |
| Вероятность подделки | Исключена | Существует риск подделки, как формуляра, так и приобретения утерянного сертифицированным учреждением |
| Допущенные ошибки при заполнении | Легко исправимы без необходимости получения дубликата вне зависимости от допустившей ошибки стороны | Ошибки медучреждения не исправляются, документ не подлежит начислению пособия и требует замены на дубликат |
| Порча и утеря | Исключены | Требуют замены, при утере работником необходима справка из бухгалтерии об отсутствии и заявления на имя главврача |
| Порядок получения | При наличии автоматизированной системы в медучреждении и у работодателя | В любой медицинской организации |
| Количество экземпляров при наличии нескольких нанимателей | Один, если все имеют подключение к базе соцстраха | Оригинал с индивидуальным номером для каждого работодателя |
| Начисление пособия | При регистрации в соцстрахе, подключении специальной программы | Возможно даже без наличия компьютера |
| Удобство в использовании | Проще отслеживать продолжения ранее выданных листков, общее количество календарных дней по уходу за членами семьи в году | Отслеживание продолжения и количества использованных дней необходимо в аналитике, составление дополнительных справок бухгалтерии требуется при перерасчёте |
Процедура оформления листка нетрудоспособности
При первом обращении за бюллетенем электронной формы документа застрахованное лицо дает письменное согласие на формирование документа в электронной форме и публикацию личных данных. Заявление имеет типовую форму для всех медицинских учреждений. При отказе в дальнейшем от применения электронного носителя заявление может быть отозвано лицом. При формировании документа медработник:
- Открывает лист нетрудоспособности, предварительно запросив уникальный номер документ в информационной базе.
- Формирует документ с последующей отправкой его в базу ФСС.
- Сообщает физическому лицу уникальный номер, присвоенный документу – единственную информацию об оформленном ЭЛН. Печатная форма электронного носителя бланка не предусмотрена.
Удостоверение электронного документа осуществляется с помощью ЭЦП медицинского работника и учреждения. Листки с длительным периодом заболевания дополняются необходимыми записями и подтверждаются ЭЦП председателя врачебной комиссии.
Что это такое вообще?
Начнем с того, что электронный больничный лист – полноценная замена бумажного аналога, только без физического носителя. Электронный больничный хранится в системе Фонда социального страхования (ФСС) и фактически не попадает в руки ни сотрудника, ни работодателя – все заполняется онлайн, даже скачивать документ не надо.
Инициативу эту ФСС начал продвигать в 2017 году, но первое время продвигалась она вяло, потому что и сам формат находился в экспериментальном виде, и больницы довольно долго переходили в новый режим работы. Активная фаза внедрения началась в 2019 году, к этому времени ФСС успел внедрить возможность расчетов и выплат со своей стороны, так что поводов перейти на «электронку» прибавилось.
Как вы могли догадаться, в 2020 году электронные больничные оказались весьма кстати, и те организации, которые раньше не успели подключиться к системе, спешно начали переходить на электронный документооборот. В апреле 2020 года поставили рекорд по выдаче листков нетрудоспособности в новом формате.
Если с 01.04.2018 вступят в силу новые правила передачи информации о расчетах через портал ФСС, то компании потребуются сразу три квалифицированные электронные подписи (вместо одной): КЭП страхователя (как сейчас), КЭП руководителя и КЭП главного бухгалтера. Чтобы запросить ЭЛН из сервиса ФСС, достаточно будет ЭП юрлица (страхователя). А вот чтобы разместить в сервисе информацию о подсчитанных суммах больничных пособий, потребуется уже три ЭП (страхователя, руководителя и главного бухгалтера).
Все это может заметно осложнить работу. Пока дополнительных требований и пояснений на этот счет от Фонда нет, но логично предположить следующее:
- ЭП страхователя (юридического лица) – это любой КЭП юрлица (в том числе выданный для сдачи отчетности в контролирующие органы) с указанием физического лица. По сути, это может быть КЭП, оформленный на любого сотрудника, не только руководителя компании;
- ЭП руководителя — здесь по описанным требованиям может быть и КЭП юрлица (с указанием руководителя), и КЭП физического лица, выданный на самого руководителя;
- ЭП главного бухгалтера — здесь может быть и КЭП юрлица (с указанием бухгалтера), и КЭП физлица, выданный на самого бухгалтера.
Из частных разъяснений, данных ФСС, можно сделать вывод о том, что можно обойтись и двумя сертификатами ЭП, при условии, что сертификат на юридическое лицо оформлен на руководителя или главного бухгалтера. Это – текущая позиция Фонда, изменится ли она в будущем, прогнозировать сложно.
Останется ли бумажный вариант
Письмо ФСС от 11 августа 2020 № 02-09-11/22-05-13462 дает разъяснение о легитимности введенного в оборот электронного листка нетрудоспособности, наряду с бумажным. В РФ отсутствуют законодательные акты, отменяющие действие бумажных листков нетрудоспособности, однако конечная цель предпринятых нововведений заключается именно в этом. Система «Соцстрах» нацелена на глобальную операцию по цифрованию отчетности, поступающей от организаций в РФ. Отказ от бумажных листков нетрудоспособности – неизбежность ближайших лет.
В случае если сотрудник оформил больничный лист в цифровом виде, а работодатель по каким-либо причинам не имеет технической оснащенности для обработки ЭЛН, работник может обратиться в медучреждение с просьбой выписать ЭЛН на бумажном носителе. Медучреждение не вправе отказать: ЭЛН подлежит аннулированию и выписывается бумажный больничный лист с пометкой «дубликат».
Подведем итоги. Переход на работу с электронными листками нетрудоспособности имеет положительные моменты и для работодателя (снимаются риски получения поддельного больничного, а также утраты документов при хранении), и для работников (они могут быстрее получить пособие). Минусы работы с ЭЛН в настоящее время связаны с технической стороной вопроса и отсутствием достаточной регламентации некоторых процедурных моментов. Чтобы устранить эти проблемы, разрабатываются новые нормативные документы, улучшается и дорабатывается техническая база.
В любом случае вопрос о переходе на ЭЛН сегодня каждый работодатель вправе решать самостоятельно. Если организация не хочет применять электронные больничные листы, она может продолжать назначать пособия исключительно на основании бумажных листков нетрудоспособности. Действующее законодательство не обязывает работодателей обеспечивать работу с электронными больничными листами, и не устанавливает никакой ответственность для тех страхователей, кто не подключился к ЕИИС «Соцстрах».
Инструкция по работе с ЭЛН для работодателя
Для того чтобы работодатель мог полностью работать с системой электронных листков нетрудоспособности, необходимо выполнить специальную процедуру. Если выполнить все те шаги, которые требует Фонд социального страхования от работодателей, признаваемых страхователями, то в будущем работа в системе электронного документооборота с ФСС будет экономить достаточно много времени при обмене данными, что позволит существенным образом упростить весь обмен данными.
Сам процесс работы выглядит следующим образом:
- на подготовительном этапе организации необходимо пройти процедуру регистрации в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах», а для этого – зарегистрировать организацию на Госуслугах, создав ей там учетную запись. Если такая запись была создана, вход в ЕИИС «Соцстрах» будет осуществляться в автоматическом режиме;
- также на подготовительном этапе происходит регистрация организации с заполнением всех необходимых сведений об организации в ЕИИС «Соцстрах». Если такое заполнение сведений не будет осуществлено, организация в лице своих уполномоченных сотрудников не сможет получить доступ к тем обязанностям, которые у нее должны быть для того, чтобы выполнять определенные роли при работе с электронными листками нетрудоспособности;
- на основном этапе происходит распределение вновь возникших обязанностей среди сотрудников работодателя таким образом, чтобы выделить специалиста, ответственного именно за оформление электронных больничных листков, так как данная работа будет требовать достаточно быстро и своевременно реагировать на все изменения, происходящие в системе;
- следующим шагом становится доведение до сотрудников тех изменений, которые произошли в системе оформления больничных листков и будут касаться именно их с указанием положительных сторон такого документа.
После того как все организационные вопросы были решены, необходимо осуществлять переход именно к использованию такого варианта больничных листов.
Что такое электронный больничный лист
Медицинские учреждения, имеющие лицензию, такие как поликлиники, предоставляют работающим справки о болезни при потере трудоспособности. Кроме того, больничные листы выдаются, если требуется подтвердить право на отпуск по беременности и родам, на время ухода за болеющими родственниками (допустим, детьми). Эти листы обычно называют коротко «больничный».
При выходе на работу специалист обязан предоставить руководителю (фирмы либо ИП) данный документ. Поскольку только таким образом он может объяснить пропущенное рабочее время (п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития РФ от 29 июня 2011 № 624н).
Помните! Больничный лист – это первичный учетный документ, который надо хранить как минимум пять лет, согласно п. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ.
Правительство РФ в 2017 году инициировало законопроект № 27110-7 по электронным больничным листам, окончательно он был принят в третьем чтении 14.04.17 г. Постановлением № 1372-7 ГД. Изменения претерпели ст. 13 Закона № 255-ФЗ от 29.12.06 г. и ст. 59 Закона № 323-ФЗ от 21.11.11 г.
Предполагалось, что электронный больничный лист начнет использоваться с 1.01.2017 г. Однако в законопроект после первого чтения неоднократно вносились поправки, связанные с двойным заверением нового бланка усиленной электронной цифровой подписью (ЭЦП) – лечебного учреждения и лечащего врача. Также вносились изменения, относящиеся к форме согласия больного на предоставление больничного листа в электронном виде. В связи с этим электронные больничные листы окончательно вступили в силу лишь 1 июля 2017 года.
Стоит отметить, что саму идею электронных больничных листов сложно назвать свежей. Такая система была массово запущена еще в 2015 – 2016 гг. в части субъектов РФ, а именно в Москве, Тамбовской, Астраханской, Белгородской и Самарской областях, затем в Крыму и Новосибирской области. Бумажные бланки больничных листов пока не будут полностью отменены, поскольку планируется плавный переход на современный формат. Но постепенная компьютеризация больничного документооборота должна избавить нас от ненужного бумажного делопроизводства.
Теперь расскажем, как грамотно оформить электронный больничный лист:
- Больной обращается в медицинское учреждение.
- Пациент дает согласие на получение больничного листа в электронной форме.
- Врач формирует при помощи базы ФСС электронный больничный лист (ЭЛН), информация о котором доступна медицинскому учреждению, организации социального страхования, работодателю и заболевшему специалисту.
- Компания вносит сведения в свою часть бланка посредством личного кабинета.
- Документ заверяют уполномоченные лица усиленной ЭЦП – в первую очередь это делает врач от лица медицинского учреждения, потом работодатель.
- Документ передается для контрольной проверки в ФСС.
- После успешного завершения контрольных мероприятий сотруднику выплачивается компенсация.
Больничный ФСС в электронном виде зачем нужен, чем лучше
С 1 июля 2017 года с письменного согласия больного листок нетрудоспособности могут оформить в форме электронного документа, больничный электронно будет пересылаться в Фонд соцстраха.
Предусматривается, что назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе или (с письменного согласия застрахованного лица) сформированного и размещенного в информационной системе страховщика в форме электронного документа.
С июля 2017 года электронные больничные листки нетрудоспособности будут применяться наряду с листками нетрудоспособности, оформленными на бланках. Такой подход позволить снизить бумажный документооборот и сделать обмен информацией более быстрым и прозрачным. А также прекратить подделку больничных.