Работодателей предупредили, когда суточные подпадают под НДФЛ
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работодателей предупредили, когда суточные подпадают под НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Изменения по командировочным с 2020 года
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.
Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.
Пример расчета.
Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.
1000 × 3 = 3000 рублей.
Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:
700 × 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.
3000 – 2100 = 900 рублей.
Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.
Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.
Размер выплат за командировку за границу
В этом случае предельный размер, не облагаемый налогом, составляет 2500 рублей за один день.
Важно! Если для командировки за границу требуется оформление визы, оплата сборов, оформление дополнительных документов, эти расходы тоже берет на себя компания. Они засчитываются как командировочные.
Какие дни обязан оплачивать работодатель
Отправляя сотрудника в командировку, работодатель оплачивает:
- Все дни, проведенные в рабочей поездке.
- Выходные, которые выпадают на период командировки.
- Государственные праздники, которые выпадают на период командировки.
- Дни, которые (пусть даже частично) были потрачены на дорогу к месту командировки.
Суточные в рублях и валюте
Компания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.
Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы.
Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:
-
если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег;
-
если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты;
-
если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях.
Особенности оформления командировки
Командировать работника можно на любой срок, в том числе и на один день. Однодневная командировка – это поездка, из которой сотрудник может возвращаться к своему месту проживания каждый день. Эта норма установлена пунктом 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства № 749. Согласно Положению решение о ежедневном возвращении работника из командировки принимает руководитель организации. При этом учитывается удаленность места командировки, особенности служебного задания, удобство транспортного сообщения.
Оформление однодневной командировки такое же, как и многодневной.
Размер суточных при командировках в РБ
| Тип | Сумма/сутки |
|---|---|
| Один день командировки | 9 руб. |
| Расходы на проезд при отсутствии проездных документов | 0,1 базовой величины в каждую сторону |
| в г. Минске и областных центрах | 50 руб./сутки |
| в районных центрах | 25 руб./сутки |
| в остальных населенных пунктах | 20 руб./сутки |
Как рассчитать размер суточных в командировке?
В действительности размер суточных организация вправе определять самостоятельно, но стоит заметить, что в соответствии со ст.217 НК РФ:
| Размер суточных | Пояснение |
| Превышает 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации | Подлежат исчислению, удержанию и уплате НДФЛ |
| Превышает 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке за пределами Российской Федерации |
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Выплата суточных при командировках в 2021 году должна быть произведена за весь срок, начиная со дня начала служебной поездки, которым считается день отъезда, до дня прибытия включительно. В том числе, если отъезд и прибытие выпадают на выходные и праздничные дни. Для подтверждения нахождения командированного по месту назначения используются проездные документы.
Если для выполнения задания руководства, вернувшись из одной служебной поездки, работник в этот же день отправляется в другую, то компенсация за этот день производится по одной из поездок. Если внутренние нормативные акты организации предусматривают компенсацию сразу по обоим выездам командированного лица, то это не является нарушением, такие расходы признают оправданными.
При расчете сумм компенсации необходимо учитывать, что день отъезда — это день отправки транспортного средства, на котором происходит выезд сотрудника к месту назначения из населенного пункта, где расположено его место работы. А день прибытия — день приезда из служебной поездки, т. е. возвращение обратно к месту основной работы.
Этап 4: возмещение расходов
В течение трёх дней после возвращения сотрудник сдаёт авансовый отчёт о поездке. Этот документ можно готовить в свободном виде или воспользоваться унифицированной формой № ОА-1. К нему следует приложить все подтверждающие расходы документы — чеки, квитанции об оплате, билеты.
Так как работодатель компенсирует проезд к месту командировки, оплату жилья и проживание, то документы об оплате этих услуг и нужно приложить к отчёту.
Возможно, что в компании принято компенсировать и дополнительные расходы — по приобретению проездных документов, оформлению заграничного паспорта, получению визы, оплате услуг связи. О возможности компенсации этих расходов полезно поинтересоваться до поездки, и если такое допустимо, получить на них разрешение от начальства.
Если по подтверждающим документам окажется, что потрачена сумма большая, чем выдан аванс, то компания выдаёт невыплаченные деньги. Если, наоборот, выдано авансом больше, чем потрачено, то работник должен сдать неиспользованные средства в кассу.
Что такое суточные по России в 2018 году
Под суточными подразумевается оплата расходов командированного лица во время поездки. Они выплачиваются с учетом двух основных правил:
Фиксированной суммой за каждый день командировки, включая суточные в выходные дни в командировке и праздничные.
Когда выплачиваются суточные, как считать дни, должен знать не только бухгалтер, но и само командированное лицо. Кроме непосредственных дней командировки, в расчет включается день отъезда и возвращения, включая возможную задержку.
День отъезда – дата отправления транспортного средства из города постоянного места труда в населенный пункт, куда направляется работник. День возвращения – дата прибытия сотрудника в город постоянного места труда.
Если транспорт прибывает до 0 часов включительно, в расчет берутся текущие сутки. При прибытии после 0 часов, сотруднику оплатят еще одни сутки.
Оплата суточных командировочных расходов в 2018 году производится сотруднику за день до направления в командировку авансом.
Такие выплаты положены сотруднику, если командировка занимает больше одних суток. Когда работник утром уезжает, а вечером уже возвращается, суточные ему не положены.
Размер суточных командировочных расходов в 2022 году по России и за границей
Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.
Для командировок в пределах страны и за границей устанавливается различный размер выплат за каждые сутки.
Например, сотрудник направлен из Москвы в Прагу поездом. Все время следования по России ему будет оплачено из расчета установленных нормативным актом организации суточных в пределах страны. Нахождение за ее пределами оплачивается в том размере, который определен для заграничной командировки.
Помимо этого работодатель может установить в локальных актах различный размер суточных выплат выделив командировки по странам СНГ с фиксированием своего размера сумм.
Например, по территории РФ суточные составляют 700 рублей в день, по странам СНГ – 1500 рублей в день, а по странам европейского союза – 2300 рублей в день.
За какой период начисляются и выплачиваются суточные в 2021 году?
За каждый день, когда работник по заданию руководства был в командировке, сотруднику начисляются и выплачиваются суточные (абз. 3 п. 11 Положения). При этом в оплачиваемый период входят не только те дни, в течение которых работник выполнял задание руководителя, но и иные периоды, предусмотренные законодательством. К числу дней, за которые выплачиваются суточные, относятся:
- дни, затраченные работником для проезда к месту командировки (включая время, когда работник по обстоятельствам, от него не зависящим, был вынужден произвести остановку в пути);
- выходные и нерабочие праздничные дни;
- период нетрудоспособности сотрудника, наступившей в период служебной командировки, если работник по состоянию своего здоровья не мог вернуться из места командировки к месту своего жительства (п. 25 Положения).
Суточные не подлежат оплате также и в тех случаях, когда работник, исходя из имеющихся транспортных условий и характера порученной ему в командировке работы, может возвращаться к месту своего жительства каждый день (п. 11 Положения). Необходимо отметить, что, по мнению Минтруда России (письмо от 28.11.2013 N 14-2-242), выплата суточных при однодневных командировках будет считаться нарушением трудового законодательства РФ, даже если работодатель предусмотрел выплату суточных в этих случаях в локальном нормативном акте.
Как было отмечено выше, командировочные расходы рассматриваются в контексте ТК РФ в качестве возмещений (компенсаций), связанных с осуществлением работником трудовых обязанностей. В международной статистической практике такие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. В связи с этим возмещение расходов, связанных со служебными командировками (проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), еще с 2021 года были перенесены на подстатью 226 «Прочие работы, Прочие выплаты»*(3) КОСГУ (п. 7, пп. 10.2.6 п. 10 Порядка № 209н, п. 2.1.4 Методических рекомендаций к порядку применения КОСГУ, доведенных письмом Минфина России от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).
Какие командировочные расходы оплачивать работнику и в каком размере?
Согласно п.2 ст.127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:
1) суточные за календарные дни нахождения в командировке (в т.ч за время в пути);
2) расходы по проезду к месту назначения и обратно (оплата билетов или ГСМ);
3) расходы по съему жилья.
Размер выплат на проезд и проживание работодатель может определять самостоятельно, исходя из своего бюджета и текущих цен на билеты и услуги гостиниц в месте командирования.
Размер суточных также работодатель может устанавливать по своему усмотрению. Их размер должен быть закреплен в Положении о командировках, налоговой учётной политике и т.п.
Однако, если работодатель желает отнести в дальнейшем эти расходы на вычет по КПН, следует знать, что существуют ограничения по сумме суточных, которую можно относить на вычет.
Так, если командировка в пределах Казахстана, то на вычет можно отнести не более 6 МРП за каждые сутки. Если командировка зарубежная – не более 8 МРП в сутки (пп.2 п.2 ст.319 НК РК).
В большинстве случаев работодатели предпочитают ориентироваться на эти лимиты при выплате работнику суточных. Но не будет нарушением выплатить работнику меньше или больше. Однако, следует знать, что если выплатить больше, с разницы придется уплатить дополнительные налоги.
Важно! Если сумма суточных превышает 6 или 8 МРП в сутки соответственно, то превышение признается доходом работника и облагается ИПН у источника выплаты и иными зарплатными налогами и отчислениями.
По расходам на билеты и проживание законодательных ограничений нет. Единственное требование – все расходы по факту их понесения должны быть подтверждены документально (посадочным талоном, фискальным чеком, счетом-фактурой от отеля, договором аренды квартиры и т.д.).
По возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет по установленной форме и приложить к нему подтверждающие документы. Форма авансового отчета утверждена приказом Минфина №562 от 20.12.2012 г. «Об утверждении форм первичных учетных документов».
Остаток денег (при наличии) он обязан вернуть в кассу организации. Если есть обоснованный перерасход, то работодатель может компенсировать работнику понесенные расходы.
Суточные работнику перечисляются на карту или выдаются наличными из кассы. Расходы на оплату проезда и проживания либо оплачиваются со счета организации, либо также деньги перечисляются работнику, чтобы он купил билеты и оплатил проживание самостоятельно.
Внимание! Если командировка зарубежная, перечисление работнику делается в тенге для покупки валюты в обменном пункте, то курс принимается тот, что указан в чеке обменного пункта. Если командировочные оплачиваются по приезду, курс принимается на дату оплаты командировочных расходов.