Как оформлять работников: советы для ИП
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформлять работников: советы для ИП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Нанимая сотрудника, работодатель должен заключить с ним трудовой договор. Срок для оформления документа — в течение трёх дней с момента начала трудовой деятельности работника. Составляется два экземпляра: один получает работодатель, а другой — сотрудник.
Трудовой договор содержит следующие сведения:
- место работы;
- должность;
- оплата, продолжительность испытательного срока;
- срок договора и др.
В случае изменений условий труда (например, при повышении зарплаты), к трудовому договору составляется дополнительное соглашение.
Иногда вместо трудового договора работодатели заключают с соискателем договор гражданско-правового характера (ГПХ). Обычно это делается с целью экономии на страховых взносах. Контролирующие ведомства тщательно изучают договоры ГПХ на предмет возможной подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.
Нарушителям грозит штраф в размере:
- до 10 тысяч рублей — для предпринимателей;
- до 100 тысяч рублей — для компаний.
Где хранить документы организации и ИП?
Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.
Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.
Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.
Кто в РФ может использовать упрощенный порядок учета кадров
Сразу следует отметить, что облегченная схема учета и делопроизводства в работе с персоналом доступна любому субъекту бизнеса, относящемуся на законных основаниях к категории микропредприятий. В юрисдикции РФ микропредприятиями принято считать небольшие коммерческие структуры (организации, предприятия), а также физических лиц, официально зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей.
Специальный реестр, содержащий сведения о представителях малого и среднего бизнеса, в РФ уполномочена вести налоговая администрация (ФНС). В данном реестре присутствуют юридические лица (ООО) и индивидуальные предприниматели (ИП), которые соответствуют следующим требованиям:
- размер годовой выручки не превышает 120 (ста двадцати) миллионов рублей;
штатная численность – не более 15 человек; - доля участия государства – максимум 25%.
Если субъект предпринимательской деятельности попадает в этот реестр, он вправе перейти на облегченный порядок кадрового учета.
Для перехода на упрощенную систему кадрового делопроизводства и учета уполномоченному должностному лицу организации, присутствующей в вышеупомянутом реестре субъектов малого предпринимательства, следует издать приказ (распоряжение) о том, что предприятие (индивидуальный предприниматель) с определенной даты отказывается от применения прежде использовавшейся документации в сфере управления персоналом. Необходимо четко указать, что ранее действовавшие на предприятии кадровые регламенты (положения) отныне утрачивают свою юридическую силу. После этого можно ограничиться заключением с нанимаемыми на работу сотрудниками стандартных трудовых договоров.
Если субъект бизнеса официально зарегистрировался и начал деятельность после 01.01.2017, ему достаточно будет лишь оформить приказ о переходе на облегченный порядок ведения кадров, а об утрачивающих юридическую силу регламентах упоминать в этом случае не требуется.
Как на практике перейти на новый порядок работы
Главное требование закона – работодатель должен оформлять трудовые договоры согласно утвержденной постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. N 858 типовой форме. О качестве этого документа говорить пока рано, уверена Татьяна Магера. «Насколько жизнеспособной будет типовая форма трудового договора для микропредприятий, покажет время и судебная практика. Очевидно, что типовая форма практически применима в основном для юрлиц, работающих с дистанционными работниками, а также для новых компаний, либо для компаний, временно не осуществляющих хозяйственную деятельность», – резюмирует она.
Но если организация все-таки решила воспользоваться послаблением от властей и намерена перезаключить с сотрудниками договоры по новым правилам, то ей следует учитывать некоторые моменты. В частности, с сотрудниками, ранее устроенными на работу, необходимо заключить дополнительное соглашение. В нем должно быть указано, что трудовой договор будет изложен в новой редакции – в соответствии с типовой формой, рекомендуемой правительством. Кроме того, саму типовую форму можно несколько изменить, если от каких-то конкретных локальных актов работодатель отказываться не собирается.
Говоря о переходе на упрощенный кадровый учет, Наталья Зимина уточняет, что это надо делать по приказу руководителя. «Перейти на облегченную форму учета необходимо по приказу генерального директора. Что же касается ведения личных дел, непосредственная необходимость их наличия установлена только для отдельных категорий государственных служащих и научно-педагогических работников. Также вести личные дела сотрудников может предписать вышестоящая организация или управляющая компания. В остальных случаях руководитель сам принимает решение о необходимости такого вида учета. Чаще всего, при необязательности личных дел, их заводят на руководящий состав компании и на работников, для которых устанавливается материальная ответственность. При этом лицо, отвечающее за ведение и хранение личных дел сотрудников, должно быть предупреждено об ответственности за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника», – говорит эксперт.
Ведение кадрового учета ИП силами аутсорса
Чтобы ведение учета выполнялось правильно и соответствовало законам, нужно постоянно следить за изменениями в них, отлично разбираться в тонкостях трудового законодательства и права. Этими навыками обладают далеко не все сотрудники индивидуальных предпринимателей. Именно поэтому все чаще ИП передают функции ведения кадрового учета на аутсорсинг. Это выгодно, потому что:
- существенно сокращаются расходы на ведение кадров, так как отпадает необходимость в штатном сотруднике для решения этих вопросов;
- предприниматель получает грамотно организованный учет персонала. Он ведется компетентными специалистами, а не наемным персоналом, который может не знать трудового законодательства и нормативных актов;
- передача дел специалистам данной области помогает избежать штрафных санкций, которые могут возникнуть при неправильном ведении учета.
Что такое кадровый документооборот и кто может его применять?
Создание, подписание, применение и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе с 2022 года принято называть электронным кадровым документооборотом.
Сразу необходимо отметить, что решение о переходе на кадровый ЭДО каждая организация принимает самостоятельно. В ТК РФ не закреплена обязанность перехода организаций на новую систему ведения кадрового учета. Тем же, кто принял решение о применении нововведения, следует руководствоваться новыми статьями ТК, внесенными Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ. Сроки перехода также не определены. Каждый работодатель может воспользоваться возможностью ведения кадрового учета в электронном виде уже сегодня, отложить на неопределенное время, или же оставить все в классическом виде.
Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2021
Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.
В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).
Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.
Обязательные кадровые документы
Трудовое законодательство требует составления достаточно большого количества кадровых документов, полный перечень которых будет зависеть от организации труда работников именно в Вашей компании или ИП, а также отраслевой деятельности. В представленной ниже таблице мы предлагаем наиболее общий перечень обязательных кадровых документов, который должен быть в наличии.
| 1. Распорядительные документы |
| Приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (Формы Т-1, Т-1а) |
| Приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (Формы Т-5, Т-5а) |
| Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) (Формы Т-8, Т-8а) |
| Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (Формы Т-11, Т-11а) |
| Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (Формы Т-6, Т-6а) |
| Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (Формы Т-9, Т-9а) |
| 2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность |
| Трудовые книжки |
| Трудовые договоры и соглашения к ним |
| 3. Информационно-расчетные документы |
| Личная карточка работника (Форма Т-2) |
| Табель учета рабочего времени (Форма Т-13) |
| Штатное расписание (Форма Т-3) |
| График отпусков (Форма Т-7) |
| Расчетная ведомость (Форма Т-51) и Платежная ведомость (Форма Т-53) или Расчетно-платежная ведомость (Форма Т-49) |
| Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Форма Т-60) |
| Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-61) |
| Расчетные листки на выплату заработной платы работникам |
| Листки о временной нетрудоспособности |
| Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска |
| Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений |
| Командировочные документы:- командировочные удостоверения работников (Форма Т-10)- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Форма Т-11) |
| 4. Внутренняя служебная переписка |
| Это личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, об увольнении, о приеме на работу, другие виды заявлений и иной переписки с работниками, которые принимаются в расчет при кадровом делопроизводстве. |
| Правила внутреннего трудового распорядка |
| Положение об оплате труда |
| Положение о премировании |
| Положение о защите персональных данных работников |
| Должностные инструкции работников |
| Договоры о полной материальной ответственности |
| Положение о коммерческой тайне |
| Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну |
| Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним |
| Книга учета листков временной нетрудоспособности |
| Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами |
| Книга регистрации трудовых договоров |
| Книга регистрация кадровых приказов |
| Книга регистрации командировочных удостоверений |
| Книга регистрации служебных заданий для направления в командировку и отчетов об их выполнении |
| Журнал регистрации проверок контролирующих органов |
Департамент кадрового учета предлагает Вам подготовку всех необходимых кадровых документов в соответствии с требованиями трудового законодательства. Чтобы узнать стоимость кадрового обслуживания для Вашей организации или ИП свяжитесь с нашим кадровым специалистом, который подготовит Вам выгодное коммерческое предложение!
Документы индивидуального предпринимателя как работодателя
Когда бизнес невозможен без привлечения дополнительной рабочей силы, становится необходимым ведение дополнительных документов. Наем граждан на работу влечет за собой дополнительную ответственность и составление соответствующей отчетности.
Начав заниматься собственным бизнесом, вы попадаете под постоянный контроль Фонда социального страхования (ФСС) и, конечно же, Федеральной налоговой службы Российской Федерации (ФНС).
Каждый из этих органов ждет от индивидуального предпринимателя, являющегося работодателем, представления определенного перечня отдельных документов.
Федеральной налоговой службе требуются от ИП с наемными работниками данные по форме 2-НДФЛ до 1 апреля следующего года. Кроме того, необходимо сообщать количество работников до 20 января. В случаях закрытия предпринимательской деятельности информация о численности сотрудников подается до даты снятия с учета.
В Фонд социального страхования отправляют отчетность в формате 4-ФСС. Предоставление информации осуществляется в бумажном виде не позднее начала второй декады месяца. Кроме того, передача данных возможна в электронном виде.
Пенсионный фонд России требует информационный документ по форме РСВ-1. В нем необходимо указать данные в целом по предприятию и информацию индивидуального учета по каждому отдельному наемному работнику.
Какие приказы обязан утвердить ИП в начале деятельности?
Недопустимо работать без правильно организованного документооборота. Для этого собирается вся первичная документация и фиксируется в соответствующих учетных регистрах.
Индивидуальный предприниматель несет личную ответственность за все совершаемые им предпринимательские действия. В этой части он предстает перед государством как физическое, а не юридическое лицо. Возникает вопрос, если все одно ответственность личная, для чего нужно регистрироваться. А необходимость в этом возникает по ряду причин.
В наше время уже никого не удивишь желанием многих работать на себя. С одной стороны, это возможность реализовать собственные желания, с другой – самостоятельно планировать свой доход. Но не стоит забывать о том, что работа на себя – это не только увеличение своего дохода, но и дополнительная ответственность перед государством как за себя, так и за наемных работников, если таковые имеются.
Здесь придется отчислять в налоговую службу НДС 18-процентный, 10-процентный налог или не платить его вовсе. А НДФЛ составит 13 процентов. Для иностранных коммерсантов налог составит 35 процентов. Как НДФЛ, так и НДС привязаны в этой системе к сумме полученной прибыли. Если прибыли нет, то и платить сбор не нужно.
Обязательные кадровые документы для ИП
Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.
Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.
На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.
Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.
Обязательные кадровые документы для ИП
Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.
Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.
На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.
Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.
Перечень документов по охране труда для индивидуального предпринимателя
Перечень документов и журналов не носит обязательного характера. Работодатель по своему усмотрению разрабатывает и утверждает локальным актом список документов, применяемых в организации.
В большинстве случаев трудовой инспекцией при проверках проверяется, чтобы были в наличии следующие документы по охране труда для ИП с работниками:
- положение о СУОТ с разделом о методе оценки проф. рисков ИП;
- рез-ты СОУТ;
- рез-ты оценивания профессиональных рисков;
- план ведения вводного инструктажа;
- журнал регистрации вводного инструктажа;
- инструкции по ОТ для каждого рабочего места;
- приказы ИП по охране труда и о введении инструкций по ОТ;
- проект ведения первичного инструктажа на раб. месте;
- перечень профессий и должностей сотрудников, которые освобождены от первичного инстр-жа на раб. месте;
- журнал регистрации инстр-жа на раб. месте;
- положение о стажировке на работе;
- распорядительный документ о допуске к самостоятельной работе (после стажирования);
- приказ об организации и проведении учебы по ОТ и проведения проверок знаний основ охраны труда;
- протоколы заседаний комиссии по проведению аудита по ОТ;
- программы обучения по охране труда по должностям, профессиям;
- список с указанием должностей и Ф.И.О. лиц, которые подлежат периодическим медосмотрам;
- список рабочих мест и перечень сотрудников, которым выдаются спецсредства (обеззараживающие, обезжиривающие);
- список сотрудников с указанием должностей, которым выдаются СИЗ;
- индивидуальная карточка контроля выдачи спецсредств;
- индивидуальная карточка контроля выдачи средств индивидуальной защиты;
- распорядительный документ, утверждающий нормы бесплатного предоставления сотрудникам спецодежды, специальной обуви и иных спецсредств;
- копии паспортов и документов на СИЗ;
- распорядительный акт об организации комиссии по прохождению СОУТ;
- распорядительный акт, утверждающий график прохождения СОУТ;
- распорядительный акт об утверждении плана действий по улучшению условий и ОТ;
- журнал, в котором регистрируются несчастные случаи на производстве (ведется в организации в любом случае).
Индивидуальным предпринимателем при желании принимаются и ведутся иные документы, которые входят в перечень документов по охране труда для ИП, используемые в работе с сотрудниками.